Met de wetgeving van 2018 werd het takenpakket voor de syndicus enorm uitgebreid. Hieronder vindt u een korte samenvatting van enkele van deze taken:
- Uitvoering Beslissingen: De syndicus moet de beslissingen, waarvoor de vereiste meerderheden behaald werden op de algemene vergadering, uitvoeren of laten uitvoeren.
- Bewarende Maatregelen treffen: De syndicus moet ervoor zorgen dat wanneer er spoedeisende gevallen gebeurtenissen zijn, hij of zij ingrijpt en voorkomt dat er verdere schade ontstaat.
- Vermogensbeheer: De syndicus moet de bankrekeningen van de vereniging van mede-eigenaars beheren. Hij moet het werkkapitaal en het reservekapitaal op twee afzonderlijke rekeningen beheren.
- Vertegenwoordiging in rechte en voor beheer gemeenschappelijke zaken: wanneer het nodig is om de vereniging te verdedigen voor de rechtbank of de rechten van de VME te vrijwaren dan is het de syndicus die dit alles coordineert.
- Communicatie met de notaris: de syndicus moet bv. in geval van verkoop de notaris de nodige informatie verschaffen. De kosten hiervoor zijn voor rekening van de verkoper.
- Verplichtingen tov bewoners/huurders: de syndicus heeft een aantal verplichtingen die hij moet nakomen t.o.v. bewoners en huurders. Hij moet hen onder meer op de hoogte brengen van de datum van de algemene vergadering.
- Verplichtingen bij beëindiging mandaat syndicus: wanneer het mandaat van de syndicus ten einde loopt (wegens zijn ontslag of omdat het contract niet vernieuwd wordt) dan zijn er door wetgeving verschillende procedures die hij verplicht moet volgen.
- Aansprakelijkheidsverzekering: de syndicus is verplicht om een aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten.
- Transparantie: de syndicus is verplicht om transparantie aan de dag te leggen, onder meer t.o.v. de raad van mede-eigendom en de commissaris van de rekeningen.
- Post-interventie dossier: de syndicus is verplicht om voor bepaalde werken een post-inverventie dossier te laten aanleggen.
- Offertes en Mededinging: de syndicus kan door de algemene vergadering opgelegd worden om voor werken die een bepaald bedrag overschrijden meerdere offertes te verzamelen.
- Evaluatierapport van de leveranciers: de syndicus is jaarlijks verplicht om een evaluatierapport van de leveranciers voor te leggen en te bespreken op de algemene vergadering.
- Belangenvermenging voorkomen: de syndicus moet belangenvermenging voorkomen bij het toekennen van opdrachten voor de vereniging van mede-eigenaars. Hij moet ondermeer bekend maken wanneer hij bepaalde werken zou laten uitvoeren door bedrijven waarmee hij een familiale of zakelijke band als aandeelhouder heeft.
- Beheer van persoonsgegevens van de vertegenwoordigers ter beraadslaging: de syndicus moet de persoonsgegevens van de vertegenwoordigers van de algemene vergadering bijwerken. Het is echter aan deze vertegenwoordigers om de syndicus op de hoogte te brengen wanneer zij bijvoorbeeld hun adres zouden wijzigen.
- Voering van een boekhouding: de syndicus moet een boekhouding voeren. Bij kleinere appartementsgebouwen mag er een enkelvoudige boekhouding gevoerd worden, bij grotere appartementen is men verplicht een dubbele boekhouding te voeren volgens een opgelegd rekeningstelsel.
- Begrotingramingen voorbereiden: de syndicus moet jaarlijks op de algemene vergadering een begroting voor de terugkerende als de voorziene uitzonderlijke kosten voorleggen.
Merk op dat dit een zeer korte samenvatting is. Als u geinteresseerd bent in een gedetailleerde uitleg die haarfijn bespreekt wat deze taken allemaal inhouden, dan kunt u een cursus over de wetgeving van mede-eigendom in de praktijk volgen.
Is uw syndicus in orde met al deze taken? Als u zelf syndicus bent als mede-eigenaar, wat is uw ervaring bij het uitvoeren van deze taken?
Als u dit artikel interessant vond, laat ons dan toe om u verder te blijven informeren (het is gratis).
Wat bedoelt U met een dubbele boekhouding voor een groot appartementsgebouw? Dubbele boekhouding klinkt zo negatief!
Dag Jozef,
Dubbele boekhouding is een speciale vorm van boekhouden die toegepast wordt in vennootschappen. Het is een relatief complex gebeuren waarvoor men best een specifieke opleiding volgt als je het zelf wil doen. Vanaf 1 januari 2013 moet er overigens gewerkt worden met de rekeningstelsels die gepubliceerd werden in het wetboek. Een alternatief is om het boekhouding uit te besteden aan een boekhouder. Hier zijn dan weer kosten aan verbonden natuurlijk.
Geen gemakkelijke zaak dus.
Met vriendelijke groeten,
Jessie
Een VME heeft weinig uitstaans met een commerciële vennootschap en de activa (bezittingen) beperken zich meestal tot de bankrekeningen. Passiva (schulden) zijn uitzonderlijk. Men verwacht ook niet eventuele “winsten” onder de vorm van dividenden aan aandeelhouders uit te keren. Het volstaat dus om de afrekeningen van de kosten aan de mede-eigenaars enerzijds te vergelijken met de evolutie van de bankrekeningen over dezelfde periode anderzijds, beide moeten in overeenstemming zijn en klaar is Kees.
Duidelijk een reactie van iemand die volgens de oude school wil blijven werken. De dubbele boekhouding heeft als doel de transparantie te verhogen. Elke geinteresseerde ( of het nu een eigenaar, kandidaat koper of leverancier is) heeft een duidelijk overzicht over het vermogen van de VME, de kosten, de openstaande betalingen enz. . Daarenboven vereist de wet het opstellen van een balans, deze balans kan alleen opgesteld worden als men op een ernstige wijze boekhouding voert. De volgende stap die de wetgever zal opleggen is de neerlegging van de balansen en boekhouding bij de Nationale Bank, net zoals elk bedrijf of VZW moet doen. Dit alles lijkt me ook niet meer dan normaal. De tijd van even een afrekening op een kladbladje te maken is spijtig genoeg voor diegenen die meestal van alles te verbergen hadden ( of misschien nog hebben) voorbij.
Zeer duidelijk u antwoord Louis
bij herverkiezing van de syndicus,worden dan de blanco stemmen bij geteld of tellen die niet
Dag Spiessens,
De wetgeving zegt: “Voor de berekening van de vereiste meerderheid worden de onthoudingen, de blanco en de ongeldige stemmen niet beschouwd als uitgebrachte
stemmen”. Mijn interpretatie is dat deze dus niet meetellen in de noemer. Dit geldt overigens niet alleen voor alleen voor de herverkiezing van de syndicus maar voor alle beslissingen.
Met vriendelijke groeten,
Jessie
Als niet aanwezig bent op de algemene vergadering, is dat dan een blanco stem? een onthouding ? of een ongeldige stem?
Als je niet aanwezig bent op de algemene vergadering dan heb je geen stem en telt ze niet mee. Je kunt best altijd proberen om een volmacht aan iemand te geven want je zal je moeten neerleggen bij de beslissingen genomen door de andere mede-eigenaars.
klachten over de syndicus.
Al meer dan 14 maanden is ons parlefonie buiten dienst en sinds enkele weken werkt de bel ook niet meer, hij laat wel een technieker komen , maar de problemen raken niet opgelost.
Deze problemen zijn aangekaart in de algemene vergadering van 2012 en 2013.
Wat kunnen wij er aan doen ?
Een parlefoniesysteem is een complexe installatie dat niet onderschat mag worden. Misschien ligt de oplossing wel bij het veranderen van electricien?
Ons gebouw telt 5 appartementen van gelijke delen,ieder dus 200.Er zijn 2 partijen,een van 3 en een van 2 eigenaren.Beide partijen spreken niet tegen elkaar door allerlei onnozele redenen.Hebben sinds kort een syndicus.Mijn vraag is:moeten wij als minderheid elke beslissing die er genomen wordt door de grootste partij maar aannemen of zijn er nog mogelijkheden voor ons om iets wat we niet willen tegen te houden.Volgens wat ik begrijp van de syndic hebben we weinig kans.Graag een duidelijk antwoord.
Met vr.groeten,Louis Schaaf
Dag Louis,
Uw syndicus heeft ongelijk. Art. Art. 577-6 § 7 zegt: “Niemand kan aan de stemming deelnemen, zelfs niet als lasthebber, voor een groter aantal stemmen dan het totaal van de stemmen waarover de andere aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars beschikken.”. Dit betekent de grootste partij nooit meer stemmen zal hebben dan de andere partijen en dat er dus een consensus tussen de partijen zal moeten zijn. Als uw syndicus dit niet weet dan zou ik me toch beraden of u wel een goede syndicus hebt want dit is basis wetgeving.
mvg,
Jessie
syndicus stuurt de congierge met een firma van ongedierte bestrijding alhoewel er geen ongedierte aanwezig is !!??ben ik verlicht om in mijnprivé vergif te laten strooien?(kinderen en huisdier is aanwezig!)
Wij hebben een appartement in een gebouw van vier woningen. In februari 2008 heeft de bouwheer-syndicus zijn opdracht stop gezet. Officieel werd er geen nieuwe syndicus benoemd maar vijf jaar heeft een eigenaar ( persoon A ) alle administratie en financiële zaken gedaan. Deze persoon wou zijn taak niet meer verder doen en op de algemene vergadering van dit jaar is met 3/4 ( 825/1000) beslist dat er twee personen syndicus zullen zijn. Nu worden we naar de vrederechter geroepen door persoon A omdat er over vijf jaar officieel geen syndicus is aangesteld en ze argumenteren dat volgens artikel 577-8ç1 van het BW er dan een syndicus wordt benoemd via de rechter. Graag je mening hierover
Dag Gerda,
Bedankt voor uw vraag. Het klopt dat iedere persoon (mede-eigenaar of derde partij) aan een vrederechter kan vragen om een syndicus aan te stellen als er geen syndicus is. Dit komt omdat voor een appartementsgebouw in mede-eigendom het verplicht is om een syndicus te hebben. Ik denk dat de rechter zo geoordeeld heeft omdat jullie op de AV twee syndici aangeduid hebben. Er kan wettelijk gezien slechts één persoon syndicus zijn in een gebouw. Daarnaast is men ook verplicht om een geschreven contract te hebben tussen de VME en de syndicus (dus ook wanneer een mede-eigenaar syndicus is). Bovendien moet de AV waarop de aanstelling gedaan wordt rechtsgeldig bijeengeroepen worden. Er is een gans wettelijk kader dat gevolgd moet worden om alles correct te laten verlopen. Wordt dat wettelijk kader niet gevolgd dan zijn deze beslissingen ook niet geldig. Het staat jullie vrij op een volgende AV een andere zelfgekozen syndicus aan te stellen (beroepssyndicus of mede-eigenaar), maar zorg er dan voor dat het iemand is die de wetgeving kent en dat ze ook rigoureus toegepast wordt. Een eigenaar die eraan begint zonder voldoende achtergrond in de wetgeving is vragen om problemen, want de wetgeving is vrij uitgebreid en complex.
Met vriendelijke groeten,
Jessie
We hebben geen kontact meer met de syndicus sinds verleden jaar.We hebben nooit het verslag gekregen van de AV. Dit jaar is er geen AV geweest. We proberen in contact te komen met de syndicus, onmogelijk, ze haalt zelfs geen aangetekend schrijven af. Kunnen wij zo naar de vrede-rechter of moet er een vergadering zijn om dat te doen?
mvg,
Krott L
Wat ik u kan aanraden is het volgende. Verzamel handtekeningen van mede-eigenaars voor min. 20% van de aandelen van het gebouw om een Bijzondere AV te organiseren met als agendapunten: 1) Ontslag syndicus en 2) Aanstelling nieuwe syndicus. Stuur deze brief aangetekend met de handtekeningen en de agendapunten naar de syndicus. Uw syndicus is wettelijk verplicht om hierop binnen de 30 dagen een uitnodiging te sturen voor deze AV. Doet hij dit niet dan kan u zelf deze Bijzondere AV organiseren en het ontslag laten stemmen. Als u officieus al een nieuwe syndicus op het oog hebt die u dan zal verkiezen dan zal hij of zij u wel willen helpen om ervoor te zorgen dat dit volgens de wettelijk correcte manier verloopt.
Bij ontslag is uw syndicus dan bij wet verplicht om alle documenten over te dragen binnen de 30 dagen aan de nieuwe syndicus of de voorzitter van de laatst gehouden AV als er geen syndicus is. Zelfs als hij dit niet doet heb je in ieder geval met de bekrachtiging van de nieuwe syndicus wel de vrijheid om terug het beheer correct te laten doen.
PS: je kunt ook je oude syndicus voor het gerecht dagen om schadevergoeding te eisen voor de schade als gevolg van het feit dat hij of zij niet gereageerd heeft op de dringende werken.
Ik heb volgende vragen. Als u zegt voor het gerecht dagen kan dat zonder een advocaat te nemen.
Als de oude syndicus de documenten niet over draagt hoe kunt u dan het beheer correct doen als u geen situatie van de bankrekening heeft. Hoe kunt u de banrekeningen terug krijgen want ondertussen zou de oude syndicus deze verder kunnen gebruiken.
Mvg,
Krott L
1/5 (20%) van de stemmen zijn voldoende om zelf een Algemene vergadering te organiseren met als enig agendapunt :
ontslag syndicus x
Volg artikel Artikel 577 – 6 §2
Beste
Welke documenten moeten samen met de uitnodiging tot de AV verstuurd worden (balans verlopen bj, budgettering toekomstig bj, offertes indien dit een agendapunt is, verslag van de rekencommissaris)?
Welke zijn de jaarlijks terugkerende agendapunten die verplicht zijn bij wet (laatste punt bv. ‘Diverse)?
Mvg
Raf
Auto staanplaatsen,
Volgens de statuten mocht ik verhuren aan niet inwoners.
Na het vragen van de toegangssleutels (2012) is dit uitgegroeid tot een monsterproces, 9 à 10 keer vredegerecht,
Vermoedelijk kosten plaatje 10 000 € Door de VME te dragen.(Zonder mij)
De Syndicus wijst natuurlijk naar mij,
Hij heeft nooit de VME op de hoogte gesteld van het proces, vermoedelijk was de nieuwe voorzitter (februari 2014) wel op de hoogte,
De vorige zat sedert de laatste vergadering in Zuid Amerika.(En was ook niet op de hoogte.
Beste,
wij hebben een BAV gehad enkele weken geleden, wij hadden zogezegd geen Rvme leden maar , dit en alleen om mij eruit te werken, daar wij nogal kritisch zijn……mensen worden terug verkozen dezelfde die hun ontslag hadden gegeven, en wat blijkt nu een paar dagen geleden, in een onderling RVme vergadering hebben we ineens 2 voorzitters want dat hebben zo maar heel even besloten onderling…..
Mijn vraag is mag dit? waarom moet je dan een BAV bijeenroepen om de ontslagende leden terug te verkiezen
2. deze mensen van Rvme hebben beslist het kortgeding stop te zetten omdat zij dat vinden dat ze moeten wachten, de andere bewoners hadden 6maanden geleden hun goedkeuring gegeven om het op te starten…
Een bewoner had dit nagevraagd bij haar advocaat en die zegt dat niemand dat mag tegen houden, dan graag u eerlijk antwoord over deze zaken…..
met vriendelijke groeten
nadje
Dag Nadje,
1) De wetgeving maakt geen onderscheid tussen de leden van de raad van mede-eigendom. Dit wil volgens mij zeggen dat de rol van voorzitter eigenlijk eerder iets intern is over hoe zij zich wensen te organiseren. Ik zou me daarover dus niet te veel zorgen maken.
2) De bewoner haar advocaat heeft gelijk. De raad van mede-eigendom heeft absoluut niet het recht om een beslissing genomen door de AV tegen te houden. Dit is ongehoord. De hoofdtaak van de raad van mede-eigendom is om de syndicus te controleren of hij daadwerkelijk correct handelt en alle beslissingen die op de AV genomen werden naar behoren uitvoert. U zou dus best volgens mij de syndicus en de raad van mede-eigendom aangetekend aanschrijven dat dit niet kan en dat het kortgeding moet blijven doorgaan. Zij hebben juridisch gezien niet het recht de procedure stop te zetten en dreigen zo voor extra kosten op te draaien om alles terug opnieuw op te starten. De syndicus had dit overigens ook niet mogen toelaten.
Groetjes,
Jessie
Daar ik onlangs maar bijgetreden ben als “hulp” bij de syndicus is alles wat ik verneem welkom. De huidige syndicus doet het in onze ogen nog goed, maar we zijn beiden + 80 jaar, dus alle informatie is welkom.
Sinds 1 juli hebben wij een nieuwe syndicus De oude syndicus verdeelde zijn loon per aandeel alhoewel in zijn contract een bedrag stond per kavel. De nieuwe syndicus stelt voor om een bedrag per kavel te voorzien omdat hij van mening is dat hij voor ieder appartement hetzelfde doet en dit ook bij andere syndicussen en gebouwen wordt toegepast. Mag dit ?Moet hiervoor de basisakte gewijzigd worden ?
De aandelen variëren van 14 tot 23.
met dank en vriendelijke groeten
Een wijziging in de kostenverdeling moet in principe gestemd worden met 4/5 meerderheid. Op zich wordt dit best in de basisakte ook aangepast maar daar zijn dan weer aanzienlijke notariskosten aan gekoppeld.
De reden dat de basisakte best aangepast wordt is om de kostenverdeling tegenstelbaar te kunnen maken aan derden. Als er bv. een nieuwe mede-eigenaar komt kan deze beweren dat ze niet op de hoogte was van deze manier van kostenverdeling (aangezien het niet in de akte te lezen was). Een omweg zou kunnen zijn om het jaarlijks opnieuw te stemmen (zodat het te lezen valt in de notulen die moeten bezorgd worden aan nieuwe mede-eigenaars) maar dan is er natuurlijk het risico dat de meerderheid niet meer gehaald wordt.
mvg,
Jessie
Is de voorzitter van de AV automatisch voorzitter van de RVME ?
Kan hij de leden van de RVME verplichten om een vergadering bij de wonen bij hem thuis?
dank en groeten
maria