De feiten : mijn moeder is vruchtgebruikster en ikzelf naakte eigenaar v/e appartement te Hasselt dat wij hebben aangekocht met notariële akte op 21/12/2015. Op 25/01/2016 verstuurt de instrumenterend notaris alle gegevens naar de syndicus voor registratie in het mede-eigendom per aangetekend schrijven. Na opfrissing v/h appartement neemt mijn moeder er haar intrek in op 26/02/2016. Bij gebrek aan enig contact vanwege de syndicus, verzoeken wij om een gesprek op 08/03/2016, waarop de syndicus beweert geen dossier van ons te hebben ontvangen. Er wordt beslist dat de syndicus zijn geschriften nogmaals goed controleert. Op 09/05/2016 zelf een herinnering per e-mail verstuurd en op 27/05/2016 eindelijk de verwelkomingsbrief ontvangen. Op 30/05/2016 betalen wij ineens alle achterstallige schulden sedert 01/01/2016, op basis van de instructies van de verwelkomingsbrief. Midden september, tijdens mijn afwezigheid in het buitenland, ontvang ik de uitnodigingsbrief voor de gewone AV die zal plaatsvinden op 29/09/2016. Hierin staat vermeld dat o.m. de afrekening boekjaar 2015 zal worden goedgekeurd en dat de mede-eigenaars worden verzocht kennis te nemen van hun individuele afrekening en/of factuurlijst en op voorhand te bespreken met de dienst boekhouding. Hiervan neem ik pas kennis op 21/09/2016, na thuiskomst, datum waarop ik eveneens onze jaarlijkse eindafrekening 2015-2016 via Bpost ontvang. Deze laatste blijkt m.i. fouten te bevatten wellicht te wijten aan onze laattijdige registratie, aangezien 01 mei de startdatum van het nieuwe boekjaar betreft. Onze betalingen van 30/05/2016 worden hierop niet erkend en opnieuw gefactureerd en de centrale verwarmingskosten + warm water van de vorige eigenaar worden ons extra in rekening gebracht in tegenspraak met de bepalingen van de notariële koopakte. Ook andere factuurposten vereisen extra uitleg. Op 22/09/2016 bel ik voor uitleg en men meldt mij dat de boekhoudster die het dossier beheert, terugkomt uit vakantie op 26/09/2016, datum waarop ik haar mijn grieven kenbaar maak per e-mail. De boekhoudster zal in de loop van vandaag met mij een afspraak regelen, doch wens nu reeds dringend enkele prangende vragen te stellen, als volgt :
1.) Is er een minimumtermijn bepaald voor verzending van de jaarlijkse eindafrekening door de syndicus en zo ja welke bedraagt deze en t.o.v. welke vervaldag (boekjaar, datum AV,…)?
2.) Wordt de financiële situatie, waaronder de goedkeuring boekjaar 2015, op de AV met gewone meerderheid, bijzondere meerderheid (3/4 of 4/5) of met unanimiteit goedgekeurd?
3.) Stel dat ik toch nog een afspraak kan boeken met de boekhouder ter bespreking v/d eindafrekening en dat er geen akkoord uit de bus komt vóór de AV en dat de financiële situatie, waaronder de goedkeuring boekjaar 2015, op de AV toch wordt goedgekeurd, wat voor impact heeft dat op mijn rechten tot verdere betwisting van mijn eigen eindafrekening 2015-2016? Immers, mijn persoonlijke eindafrekening past ook in de algemene financiële situatie van de mede-eigendom en kan die situatie vervalsen indien er fouten zijn geslopen in mijn eindafrekening. Bovendien ben ik in geval van goedkeuring door de AV hieraan gebonden en sowieso verplicht om mijn eis tot rechtzetting via gerechtelijke weg in te vorderen?
4.) Doe ik er goed aan om preventief reeds een ingebrekestelling per aangetekend schrijven te sturen naar de syndicus waarin ik meld dat indien er geen tijdig akkoord wordt gesloten inzake aanpassing van mijn afrekening, ik de goedkeuring van het boekjaar 2015 a priori niet zal onderschrijven? Kan ik hierin bijkomend eisen dat in dat geval de AV naar een latere datum dient verplaatst tot mijn eindafrekening werd uitgeklaard?
3 Antwoord
Contacteeer de commissaris van de rekeningen en wijs hem op zijn verantwoordelijkheid (en BA aansprakelijkheid).
https://blog.smartsyndic.be/qa/sluitenvandejaarlijkserekeningappartenentsgebouwdoordesyndic/
https://blog.smartsyndic.be/qa/?s=erelonen+syndicus
1) Geen specifieke regeling, zie eerste link
2) volstrekte meerderheid (=helft quotiteiten +1 onder voorbehoud van :
B.W. Art. 577-6 § 3 (voorlaatste lid))
3) u zal op de AV uw bezwaren moeten kenbaar maken.
Tip : maak een resumé van uw geplande interventie en deel dit uit aan de andere ME’s voor (onder) de vergadering
B.W. Art. 577-6 § 10
Zie er op toe dat de notulen opgemaakt en ondertekend worden en dat uw tegenstem als dusdanig genoteerd wordt.
Dan :
B.W. Art. 577-9 § 2 (4 maanden !)
4) de notulen/verslag van de vergadering zouden een dergelijke aangetekende brief overbodig moeten maken alhoewel……
http://www.elfri.be/vormvoorwaarden-proces-verbaal-algemene-vergadering-medeeigendom
B.W. Art. 577-6 § 2
Het initiatiefrecht tot (B)AV ligt bij de syndicus.
Opmerkingen :
B.W. Art. 577- 6 § 1
Zorg ervoor dat de syndicus u de toegang tot de vergadering niet kan weigeren op grond van dit artikel.
https://blog.smartsyndic.be/qa/kwijting/
Voor ons is het beweren een aangetekende brief van een notaris NIET ontvangen te hebben, een rood knipperlicht betreffende de beroepsernst en de administratieve organisatie van de syndicus.
Hartelijk dank voor deze reactie. Ik zal die nog verder grondig analyseren en mijn deelneming aan de AV op deze basis voorbereiden. Graag nog uw advies op volgende vraagstellingen :
5.) In welke mate is de syndicus gebonden aan de bepalingen van de notariële koopakte aangaande de kostenopsplitsing tussen verkopers (huidige eigenaars) en de kopers (nieuwe eigenaars) bij eigendomsoverdracht? Kan de syndicus deze bepalingen naast zich neerleggen en eigen criteria toepassen die de syndicus boekhoudkundig beter uitkomen?
6.) Stel dat de verkoper, die inmiddels het appartement heeft verlaten en geen binding meer heeft noch met syndicus, noch met de VME, nalaat zijn aandeel van de resterende te betalen, kan de syndicus die dan uiteindelijk verhalen op de kopers?
7.) De notaris van de verkopers heeft in ons geval een provisie aangelegd ter kwijting van de nog overblijvende schulden ten laste van de verkopers. Ik weet nu niet in welke mate de syndicus daar ooit beroep op heeft gedaan. Hoelang dient de notaris die provisie aan te houden?
5) U hebt gebruik gemaakt van de contractuele vrijheid tussen partijen en bent zelfs zo voorzichtig geweest deze notarieel vast te leggen. Een verstandige syndicus zou dan zijn boekingen betreffende de VME met de wensen van zijn klanten laten overeenstemmen.
U kunt de syndicus echter niet vragen zaken in de boekhouding van de VME op te nemen die tot uw privésfeer behoren.
Deze zult u onderling moeten compenseren.
6) Herlees uw basisakte.
https://blog.smartsyndic.be/qa/achterstallige-betalingen-en-verdwenen-gemeenschappelijke-toestellen/
https://blog.smartsyndic.be/qa/wat-te-doen-bij-laattijdig-betalen-van-een-medeeigenaar/
De syndicus is (wordt) over het algemeen verantwoordelijk gesteld voor het incasso van de schulden tegenover de VME.
De AV kan hem ter verantwoording roepen bij niet, of laattijdig reageren op openstaande schulden.
Ook kan zij, na een kosten/batenanalyse, wegens b.v. te hoge gerechtskosten ten opzichte van het initieel bedrag, beslissen de kosten zelf ”op te hoesten”.
7)
B.W. Art. 577-11/1 (laatste lid)
