Verslag werking Raad VME : presentatie voor en tijdens de AV?

Krachtens BW art. 57-8/1, §4 dient de RVME tijdens de algemene vergadering de mede-eigenaars een omstandig jaarverslag te bezorgen over de uitoefening van zijn taak. Verleden jaar is dat op onze AV niet gebeurd en tot dan werd het mandaat van de syndicus trouwens steeds probleemloos verlengd via formele “proforma” stemmingen, spijts haar gebrekkige werking. In 2020 heeft de 6 personen tellende RVME een (vice-)voorzitter verkozen en beslist om een omstandig verslag te maken over de werking van de syndicus en dit voor te leggen aan de AV van ME. Zelf werd aan de RVME sedert de vorige AV door de AV geen specifieke taakopdracht toegewezen, behoudens uiteraard de controleopdracht inherent aan dit orgaan.

Om te voorkomen dat de syndicus eventueel bezwaren kan indienen van procedurele aard om aldus legaal te ontsnappen aan de eventuele stopzetting van haar mandaat, had ik graag verduidelijking ontvangen over volgende vragen :

(1) Dient het definitief ontwerp van dit verslag, eenmaal onderling goedgekeurd binnen de RVME, VOORAFgaandelijk aan de AV aan de syndicus voorgelegd om haar de mogelijkheid te bieden te reageren op elementen in het verslag waarmee zij het niet eens is? Haar feedback kan mogelijks leiden tot de aanpassing van het verslagontwerp in geval de syndicus, in de optiek van de RVME, wel een punt heeft.

(2) Mag het verslag in haar eindvorm ook VOORAFgaandelijk aan de AV per e-mail worden meegedeeld aan de ME die hiervoor interesse vertonen (vooraf te bevragen bij de ME wie zo’n info in haar/zijn mailbox wenst te ontvangen)?

(3) Mag de RVME van de syndicus eisen dat het verslag op kosten van de VME worden uitgeprint en uitgedeeld op de AV zelf, ook al oogt het verslag niet positief voor de syndicus?

(4) Verslag te presenteren op de AV als onafhankelijk agendapunt voorafgaandelijk aan het agendapunt strekkende tot de verkiezing verlenging mandaat syndicus? Kan dit van de syndicus, die instaat voor de verzameling, numerieke schikking en verzending van de agendapunten, worden geëist?

(5) Is het wenselijk dat de syndicus aanwezig is tijdens de presentatie van dit verslag of zich voor dit agendapunt even dient terug te trekken, waarbij na presentatie en beantwoording vragen, alle ME zich kunnen beraden voor de stemming verlenging mandaat? Of is het beter dat syndicus de presentatie bijwoont zodat ze zich kan verdedigen, doch zich even terugtrekt wanneer het agendapunt stemming mandaat aan de beurt komt, waarna ze opnieuw het lokaal betreedt als de stemming zelf plaatsvindt? In elk geval dienen de ME en de RVME-leden even van een moment van vertrouwelijke bezinning (buiten de aanwezigheid syndicus in het lokaal van de AV) te kunnen genieten vooraleer de stemming aan te vatten en dit moment dient zo optimaal mogelijk te worden ingepland vooraleer tot de stemming zelf over te gaan.

(6) Mag de voorzitter van de AV aan de syndicus vragen om even het lokaal v/d AV te verlaten tijdens de stemming van verlenging van het mandaat en haar achteraf het resultaat van deze stemming mee te delen van zodra ze de AV terug heeft vervoegd?