Probleem controle boekhouding (dubbele boekhouding toegepast)
Alle eigenaren ontvangen onderstaande documenten een paar weken voor de algemene vergadering (AV).
- Lijst van uitgaven 2023
- Gemeenschappelijke kosten 2023 verdeeld per rubriek + toewijzing per eigenaar.
- Lijst budget 2024 met ook vermelding uitgaven 2023.
In de maandelijkse opvraging “provisies werkingsrekening” is ook een bedrag (5.000€) voor “reservefonds” inbegrepen (besproken op de AV). Er werden bijkomende provisies opgevraagd voor niet-periodieke werken voor renovatie schouwen (17.186€) en terrassen (11.000€), besproken op de AV. Al deze opvragingen werden door de eigenaars overgeschreven op de werkingsrekening.
De CvR heeft alle facturen en rekeninguittreksels gecontroleerd en goed bevonden. De CvR is een eigenaar met weinig boekhoudkundige kennis, maar er is niemand die zich bekommerd om de cijfers. Ik had tijdens de AV gevraagd om een externe CvR aan te stellen, doch mijn voorstel werd niet aanvaard!
Antwoord boekhouder kantoor syndicus:
-De maandelijkse en de bijkomende provisies dienen niet op een aparte rekening gestort te worden. Dit zijn voorschotten op de jaarlijkse afrekening al dan niet maandelijks of éénmalig.
–Er is nergens sprake van het begin-en eindsaldo van de werkingsrekening 2023. Deze cijfers worden niet meegedeeld omdat ze niet te verifiëren zijn met de lijst van uitgaven. Er zijn steeds facturen en provisies die niet in hetzelfde boekjaar worden betaald. -bv: Een deel (5.376,17€) van de opvraging renovatie terrassen (11.000€) werd overgedragen naar 2024.
Wat ontbreekt er om een correcte controle uit te voeren?
5 Antwoord
…….Er werden bijkomende provisies opgevraagd voor niet-periodieke werken voor renovatie schouwen (17.186€) en terrassen (11.000€), besproken op de AV.
De gelden nodig voor de renovatie/herstelfacturen te betalen is één….minstens even belangrijk is wat er besproken werd op die AV. Hopelijk heeft men de offertes goedgekeurd middels een lastenboek , het wat waar wanneer en hoe , wie de werken opvolgt/controleert , wijze van oplevering , garantie op de werken ect….
Ik herhaal , werken van die omvang….laat men zich best bijstaan door een deskundige met een lastenboek , duidelijke beschrijving van de werken , materialen , begin werken ect…, offerte goedkeuren van schouwrenovatie voor een bedrag van 17.186€ door firma X , zonder meer , is NOT DONE.
Per slot is de VME , de opdrachtgever en dus zelf verantwoordelijk voor deze werken !!
