Hoe kan er een correcte controle van de boekhouding gebeuren?

Word je eigen syndicus

1.45K keren bekekenBoekhouding VME

Probleem controle boekhouding (dubbele boekhouding toegepast)

Alle eigenaren ontvangen onderstaande documenten een paar weken voor de algemene vergadering (AV).

  • Lijst van uitgaven 2023
  • Gemeenschappelijke kosten 2023 verdeeld per rubriek + toewijzing per eigenaar.
  • Lijst budget 2024 met ook vermelding uitgaven 2023.

In de maandelijkse opvraging “provisies werkingsrekening” is ook een bedrag (5.000€) voor “reservefonds” inbegrepen (besproken op de AV). Er werden bijkomende provisies opgevraagd voor niet-periodieke werken voor renovatie schouwen (17.186€) en terrassen (11.000€), besproken op de AV. Al deze opvragingen werden door de eigenaars overgeschreven op de werkingsrekening.

De CvR heeft alle facturen en rekeninguittreksels gecontroleerd en goed bevonden. De CvR is een eigenaar met weinig boekhoudkundige kennis, maar er is niemand die zich bekommerd om de cijfers. Ik had tijdens de AV gevraagd om een externe CvR aan te stellen, doch mijn voorstel werd niet aanvaard!

Antwoord boekhouder kantoor syndicus:

-De maandelijkse en de bijkomende provisies dienen niet op een aparte rekening gestort te worden. Dit zijn voorschotten op de jaarlijkse afrekening al dan niet maandelijks of éénmalig.

Er is nergens sprake van het begin-en eindsaldo van de werkingsrekening 2023. Deze cijfers worden niet meegedeeld omdat ze niet te verifiëren zijn met de lijst van uitgaven. Er zijn steeds facturen en provisies die niet in hetzelfde boekjaar worden betaald. -bv: Een deel (5.376,17€) van de opvraging renovatie terrassen (11.000€) werd overgedragen naar 2024.

Wat ontbreekt er om een correcte controle uit te voeren?

lebragard Vraag beantwoord maart 25, 2024

In de maandelijkse opvraging “provisies werkingsrekening” is ook een bedrag (5.000€) voor “reservefonds” inbegrepen (besproken op de AV). Er werden bijkomende provisies opgevraagd voor niet-periodieke werken voor renovatie schouwen (17.186€) en terrassen (11.000€), besproken op de AV. Al deze opvragingen werden door de eigenaars overgeschreven op de werkingsrekening.

Het is niet logisch dat men gelden (reservekapitaal )laat storten op de werkingsrekening . Geeft een vertekend beeld en geeft een dubbele transactie , want gelden bestemd voor het reservefonds moeten op een aparte rekeningnummer , de mede eigenaar stort op de werkingsrekening en de syndicus moet deze dan overboeken naar de reservefonds rekening…..controleerbaar maar overbodig !! De commissaris van de rekeningen moet beter weten en werkkapitaal en gelden voor het reservefonds volledig apart houden maw. zowel overschrijven naar de reknr. werkkapitaal dan naar reknr. reservefonds.

Ik wil niet bot overkomen maar….uw commissaris van de rekeningen kan/moet u de nodige uitleg geven (?) en/of uzelf kan de volledige boekhouding gaan inkijken/controleren op en na afspraak met het kantoor van de syndicus , al dan niet met bijstand door een deskundige.

uw recht : Art. 3.89 – Syndicus §4

9° het de mede-eigenaars mogelijk te maken inzage te nemen van alle niet-private documenten of gegevens over de mede-eigendom, en wel op alle wijzen die zijn bepaald bij het reglement van interne orde, of door de algemene vergadering;

lebragard Vraag beantwoord maart 22, 2024

Art. 3.86 – Vereniging van mede-eigenaars

§ 3. De vereniging van mede-eigenaars kan geen ander vermogen hebben dan de roerende goederen nodig voor de verwezenlijking van haar doel, dat uitsluitend bestaat in het behoud en het beheer van het gebouw of de groep van gebouwen. Het vermogen van de vereniging van mede-eigenaars bestaat minstens uit een werkkapitaal en een
reservekapitaal.

Onder “werkkapitaal” wordt verstaan de som van de voorschotten die zijn betaald door de mede-eigenaars als voorziening voor het betalen van de periodieke uitgaven, zoals
de verwarmings- en verlichtingskosten van de gemeenschappelijke delen, de beheerskosten en de uitgaven voor de huisbewaarder.

Onder “reservekapitaal” wordt verstaan de som van de periodiek ingebrachte bedragen die zijn bestemd voor het dekken van niet-periodieke uitgaven, zoals de uitgaven voor
de vernieuwing van het verwarmingssysteem, de herstelling of de vernieuwing van een lift, of het leggen van een nieuwe dakbedekking.

De vereniging van mede-eigenaars moet uiterlijk na afloop van vijf jaar na datum van de voorlopige oplevering van de gemeenschappelijke delen van het gebouw een
reservekapitaal aanleggen waarvan de jaarlijkse bijdrage niet lager mag zijn dan vijf procent van het totaal van de gewone gemeenschappelijke lasten van het voorgaande
boekjaar; de vereniging van mede-eigenaars kan met een vier vijfde meerderheid van de stemmen beslissen om dit verplicht reservekapitaal niet aan te leggen.

Die bedragen moeten op diverse rekeningen worden geplaatst, waaronder verplicht een afzonderlijke rekening voor werkkapitaal en een afzonderlijke rekening voor het
reservekapitaal; al deze rekeningen moeten op naam van de vereniging van mede-eigenaars worden geopend

Andreaske Posted new comment maart 24, 2024

Bedankt voor de info.
Als ik het goed begrepen heb:
1)maandelijkse opvraging reservefonds moet op de aparte rekening “reservefonds” overgeschreven worden.
2)bijkomende opvragingen voor in dit geval renovatie schouwen (17.186€) en terrassen (11.000€) dienen ook op de aparte rekening “reservefonds” overgeschreven worden omdat het niet om periodieke kosten gaat.
3) de betaling van de factuur zal dan ook vanuit de rekening “reservefonds” gebeuren.
4)moet de rekening “reservefonds” ook niet uitgesplitst worden over de verschillende eigenaars en meegedeeld bij AV zodat het saldo van deze rekening gekend is bij verkoop appartement.
5)mijn laatste punt ivm de controle begin-en eindsaldo werkingsrekening met de lijst van uitgaven werd niet besproken. Met welk document kan deze controle uitgevoerd worden?

Uw bijkomende vragen :

1)maandelijkse opvraging reservefonds moet op de aparte rekening “reservefonds” overgeschreven worden.

Indien men bepaalde werken wil bekostigen met gelden uit het reservefonds , kan en mag dit MITS een AV beslissing. Indien men provisies opvraagt om bepaalde werken te bekostigen uit het reservefonds en men heeft beslist dat men maandelijks het reservefonds “spijst” dan kan dit.

2)bijkomende opvragingen voor in dit geval renovatie schouwen (17.186€) en terrassen (11.000€) dienen ook op de aparte rekening “reservefonds” overgeschreven worden omdat het niet om periodieke kosten gaat.

Juist

3) de betaling van de factuur zal dan ook vanuit de rekening “reservefonds” gebeuren.

juist , indien dit mogelijk is bij de fin.instelling/bankvoorwaarden.

4)moet de rekening “reservefonds” ook niet uitgesplitst worden over de verschillende eigenaars en meegedeeld bij AV zodat het saldo van deze rekening gekend is bij verkoop appartement.

Ja , het reservefonds is het totaal bedrag dat er gespaard is door elke mede-eigenaar en dit kavelafhankelijk….dwz. dat elke mede-eigenaar een X deel heeft in het reservefonds/kapitaal. (blijft ook bij verkoop van zn kavel(s) bij die kavel(s)) Boekhoudkundig kan men dit perfect nakijken hoeveel elke mede eigenaar “gespaard” heeft en dit kavelafhankelijk. Soms zijn bepaalde mede-eigenaars vrijgesteld (cfr. de statuten)om bepaalde kosten mee te betalen , bv. de lift of bij particuliere gemene delen. Indien men dan het reservefonds gebruikt om werken aan die delen te bekostigen , zullen diegenen die vrijgesteld zijn om mee te betalen , hun aandeel reservekapitaal onaangeroerd zien , terwijl bij die anderen hun aandeel wordt vermindert.

TIP : agendapunt , jaarlijks overzicht van het individueel spaarkapitaal.

5)mijn laatste punt ivm de controle begin-en eindsaldo werkingsrekening met de lijst van uitgaven werd niet besproken. Met welk document kan deze controle uitgevoerd worden?

Rekeningcommissaris of uzelf kan de boekhouding inkijken alsook de bankverrichtingen van al de VME rekeningen.

TIP : U kan vragen (agendapunt) dat de rekencommissaris een alleen “lezen” bankkaart krijgt , zodat deze de  bankverrichtingen zelf kan nazien/opvolgen.

lebragard Vraag beantwoord maart 25, 2024

…….Er werden bijkomende provisies opgevraagd voor niet-periodieke werken voor renovatie schouwen (17.186€) en terrassen (11.000€), besproken op de AV.

De gelden nodig voor de renovatie/herstelfacturen te betalen is één….minstens even belangrijk is wat er besproken werd op die AV. Hopelijk heeft men de offertes goedgekeurd middels een lastenboek , het wat waar wanneer en hoe , wie de werken opvolgt/controleert , wijze van oplevering , garantie op de werken ect….

Ik herhaal , werken van die omvang….laat men zich best bijstaan door een deskundige met een lastenboek , duidelijke beschrijving van de werken , materialen , begin werken ect…, offerte goedkeuren van schouwrenovatie voor een bedrag van 17.186€ door firma X , zonder meer , is NOT DONE.

Per slot is de VME , de opdrachtgever en dus zelf verantwoordelijk voor deze werken !!

lebragard Vraag beantwoord maart 25, 2024
Als u deze antwoorden interessant vond, laat ons dan toe om u verder te blijven informeren (het is gratis).

Uw e-mail adres:

Laat u informeren...

Ontvang gratis onze nieuwe artikels via e-mail. Uw e-mail zal enkel hiervoor gebruikt worden en niet met derden gedeeld worden.


Gegarandeerd zonder spam. Uw email adres wordt nooit met derden gedeeld. Op ons erewoord!

Het beheer zelf doen?

syndicus opleiding

Problemen in Uw Gebouw?

Laat u niet langer in het ootje nemen door uw syndicus.

Bent u Syndicus?

syndicus opleiding

  • 12345678910
close-link
close-link
Share This