Probleem controle boekhouding (dubbele boekhouding toegepast)
Alle eigenaren ontvangen onderstaande documenten een paar weken voor de algemene vergadering (AV).
- Lijst van uitgaven 2023
- Gemeenschappelijke kosten 2023 verdeeld per rubriek + toewijzing per eigenaar.
- Lijst budget 2024 met ook vermelding uitgaven 2023.
In de maandelijkse opvraging “provisies werkingsrekening” is ook een bedrag (5.000€) voor “reservefonds” inbegrepen (besproken op de AV). Er werden bijkomende provisies opgevraagd voor niet-periodieke werken voor renovatie schouwen (17.186€) en terrassen (11.000€), besproken op de AV. Al deze opvragingen werden door de eigenaars overgeschreven op de werkingsrekening.
De CvR heeft alle facturen en rekeninguittreksels gecontroleerd en goed bevonden. De CvR is een eigenaar met weinig boekhoudkundige kennis, maar er is niemand die zich bekommerd om de cijfers. Ik had tijdens de AV gevraagd om een externe CvR aan te stellen, doch mijn voorstel werd niet aanvaard!
Antwoord boekhouder kantoor syndicus:
-De maandelijkse en de bijkomende provisies dienen niet op een aparte rekening gestort te worden. Dit zijn voorschotten op de jaarlijkse afrekening al dan niet maandelijks of éénmalig.
–Er is nergens sprake van het begin-en eindsaldo van de werkingsrekening 2023. Deze cijfers worden niet meegedeeld omdat ze niet te verifiëren zijn met de lijst van uitgaven. Er zijn steeds facturen en provisies die niet in hetzelfde boekjaar worden betaald. -bv: Een deel (5.376,17€) van de opvraging renovatie terrassen (11.000€) werd overgedragen naar 2024.
Wat ontbreekt er om een correcte controle uit te voeren?
5 Antwoord
Uw bijkomende vragen :
1)maandelijkse opvraging reservefonds moet op de aparte rekening “reservefonds” overgeschreven worden.
Indien men bepaalde werken wil bekostigen met gelden uit het reservefonds , kan en mag dit MITS een AV beslissing. Indien men provisies opvraagt om bepaalde werken te bekostigen uit het reservefonds en men heeft beslist dat men maandelijks het reservefonds “spijst” dan kan dit.
2)bijkomende opvragingen voor in dit geval renovatie schouwen (17.186€) en terrassen (11.000€) dienen ook op de aparte rekening “reservefonds” overgeschreven worden omdat het niet om periodieke kosten gaat.
Juist
3) de betaling van de factuur zal dan ook vanuit de rekening “reservefonds” gebeuren.
juist , indien dit mogelijk is bij de fin.instelling/bankvoorwaarden.
4)moet de rekening “reservefonds” ook niet uitgesplitst worden over de verschillende eigenaars en meegedeeld bij AV zodat het saldo van deze rekening gekend is bij verkoop appartement.
Ja , het reservefonds is het totaal bedrag dat er gespaard is door elke mede-eigenaar en dit kavelafhankelijk….dwz. dat elke mede-eigenaar een X deel heeft in het reservefonds/kapitaal. (blijft ook bij verkoop van zn kavel(s) bij die kavel(s)) Boekhoudkundig kan men dit perfect nakijken hoeveel elke mede eigenaar “gespaard” heeft en dit kavelafhankelijk. Soms zijn bepaalde mede-eigenaars vrijgesteld (cfr. de statuten)om bepaalde kosten mee te betalen , bv. de lift of bij particuliere gemene delen. Indien men dan het reservefonds gebruikt om werken aan die delen te bekostigen , zullen diegenen die vrijgesteld zijn om mee te betalen , hun aandeel reservekapitaal onaangeroerd zien , terwijl bij die anderen hun aandeel wordt vermindert.
TIP : agendapunt , jaarlijks overzicht van het individueel spaarkapitaal.
5)mijn laatste punt ivm de controle begin-en eindsaldo werkingsrekening met de lijst van uitgaven werd niet besproken. Met welk document kan deze controle uitgevoerd worden?
Rekeningcommissaris of uzelf kan de boekhouding inkijken alsook de bankverrichtingen van al de VME rekeningen.
TIP : U kan vragen (agendapunt) dat de rekencommissaris een alleen “lezen” bankkaart krijgt , zodat deze de bankverrichtingen zelf kan nazien/opvolgen.
