Probleem controle boekhouding (dubbele boekhouding toegepast)
Alle eigenaren ontvangen onderstaande documenten een paar weken voor de algemene vergadering (AV).
- Lijst van uitgaven 2023
- Gemeenschappelijke kosten 2023 verdeeld per rubriek + toewijzing per eigenaar.
- Lijst budget 2024 met ook vermelding uitgaven 2023.
In de maandelijkse opvraging “provisies werkingsrekening” is ook een bedrag (5.000€) voor “reservefonds” inbegrepen (besproken op de AV). Er werden bijkomende provisies opgevraagd voor niet-periodieke werken voor renovatie schouwen (17.186€) en terrassen (11.000€), besproken op de AV. Al deze opvragingen werden door de eigenaars overgeschreven op de werkingsrekening.
De CvR heeft alle facturen en rekeninguittreksels gecontroleerd en goed bevonden. De CvR is een eigenaar met weinig boekhoudkundige kennis, maar er is niemand die zich bekommerd om de cijfers. Ik had tijdens de AV gevraagd om een externe CvR aan te stellen, doch mijn voorstel werd niet aanvaard!
Antwoord boekhouder kantoor syndicus:
-De maandelijkse en de bijkomende provisies dienen niet op een aparte rekening gestort te worden. Dit zijn voorschotten op de jaarlijkse afrekening al dan niet maandelijks of éénmalig.
–Er is nergens sprake van het begin-en eindsaldo van de werkingsrekening 2023. Deze cijfers worden niet meegedeeld omdat ze niet te verifiëren zijn met de lijst van uitgaven. Er zijn steeds facturen en provisies die niet in hetzelfde boekjaar worden betaald. -bv: Een deel (5.376,17€) van de opvraging renovatie terrassen (11.000€) werd overgedragen naar 2024.
Wat ontbreekt er om een correcte controle uit te voeren?
5 Antwoord
Art. 3.86 – Vereniging van mede-eigenaars
§ 3. De vereniging van mede-eigenaars kan geen ander vermogen hebben dan de roerende goederen nodig voor de verwezenlijking van haar doel, dat uitsluitend bestaat in het behoud en het beheer van het gebouw of de groep van gebouwen. Het vermogen van de vereniging van mede-eigenaars bestaat minstens uit een werkkapitaal en een
reservekapitaal.
Onder “werkkapitaal” wordt verstaan de som van de voorschotten die zijn betaald door de mede-eigenaars als voorziening voor het betalen van de periodieke uitgaven, zoals
de verwarmings- en verlichtingskosten van de gemeenschappelijke delen, de beheerskosten en de uitgaven voor de huisbewaarder.
Onder “reservekapitaal” wordt verstaan de som van de periodiek ingebrachte bedragen die zijn bestemd voor het dekken van niet-periodieke uitgaven, zoals de uitgaven voor
de vernieuwing van het verwarmingssysteem, de herstelling of de vernieuwing van een lift, of het leggen van een nieuwe dakbedekking.
De vereniging van mede-eigenaars moet uiterlijk na afloop van vijf jaar na datum van de voorlopige oplevering van de gemeenschappelijke delen van het gebouw een
reservekapitaal aanleggen waarvan de jaarlijkse bijdrage niet lager mag zijn dan vijf procent van het totaal van de gewone gemeenschappelijke lasten van het voorgaande
boekjaar; de vereniging van mede-eigenaars kan met een vier vijfde meerderheid van de stemmen beslissen om dit verplicht reservekapitaal niet aan te leggen.
Die bedragen moeten op diverse rekeningen worden geplaatst, waaronder verplicht een afzonderlijke rekening voor werkkapitaal en een afzonderlijke rekening voor het
reservekapitaal; al deze rekeningen moeten op naam van de vereniging van mede-eigenaars worden geopend
Bedankt voor de info.
Als ik het goed begrepen heb:
1)maandelijkse opvraging reservefonds moet op de aparte rekening “reservefonds” overgeschreven worden.
2)bijkomende opvragingen voor in dit geval renovatie schouwen (17.186€) en terrassen (11.000€) dienen ook op de aparte rekening “reservefonds” overgeschreven worden omdat het niet om periodieke kosten gaat.
3) de betaling van de factuur zal dan ook vanuit de rekening “reservefonds” gebeuren.
4)moet de rekening “reservefonds” ook niet uitgesplitst worden over de verschillende eigenaars en meegedeeld bij AV zodat het saldo van deze rekening gekend is bij verkoop appartement.
5)mijn laatste punt ivm de controle begin-en eindsaldo werkingsrekening met de lijst van uitgaven werd niet besproken. Met welk document kan deze controle uitgevoerd worden?