Probleem controle boekhouding (dubbele boekhouding toegepast)
Alle eigenaren ontvangen onderstaande documenten een paar weken voor de algemene vergadering (AV).
- Lijst van uitgaven 2023
- Gemeenschappelijke kosten 2023 verdeeld per rubriek + toewijzing per eigenaar.
- Lijst budget 2024 met ook vermelding uitgaven 2023.
In de maandelijkse opvraging “provisies werkingsrekening” is ook een bedrag (5.000€) voor “reservefonds” inbegrepen (besproken op de AV). Er werden bijkomende provisies opgevraagd voor niet-periodieke werken voor renovatie schouwen (17.186€) en terrassen (11.000€), besproken op de AV. Al deze opvragingen werden door de eigenaars overgeschreven op de werkingsrekening.
De CvR heeft alle facturen en rekeninguittreksels gecontroleerd en goed bevonden. De CvR is een eigenaar met weinig boekhoudkundige kennis, maar er is niemand die zich bekommerd om de cijfers. Ik had tijdens de AV gevraagd om een externe CvR aan te stellen, doch mijn voorstel werd niet aanvaard!
Antwoord boekhouder kantoor syndicus:
-De maandelijkse en de bijkomende provisies dienen niet op een aparte rekening gestort te worden. Dit zijn voorschotten op de jaarlijkse afrekening al dan niet maandelijks of éénmalig.
–Er is nergens sprake van het begin-en eindsaldo van de werkingsrekening 2023. Deze cijfers worden niet meegedeeld omdat ze niet te verifiëren zijn met de lijst van uitgaven. Er zijn steeds facturen en provisies die niet in hetzelfde boekjaar worden betaald. -bv: Een deel (5.376,17€) van de opvraging renovatie terrassen (11.000€) werd overgedragen naar 2024.
Wat ontbreekt er om een correcte controle uit te voeren?
5 Antwoord
In de maandelijkse opvraging “provisies werkingsrekening” is ook een bedrag (5.000€) voor “reservefonds” inbegrepen (besproken op de AV). Er werden bijkomende provisies opgevraagd voor niet-periodieke werken voor renovatie schouwen (17.186€) en terrassen (11.000€), besproken op de AV. Al deze opvragingen werden door de eigenaars overgeschreven op de werkingsrekening.
Het is niet logisch dat men gelden (reservekapitaal )laat storten op de werkingsrekening . Geeft een vertekend beeld en geeft een dubbele transactie , want gelden bestemd voor het reservefonds moeten op een aparte rekeningnummer , de mede eigenaar stort op de werkingsrekening en de syndicus moet deze dan overboeken naar de reservefonds rekening…..controleerbaar maar overbodig !! De commissaris van de rekeningen moet beter weten en werkkapitaal en gelden voor het reservefonds volledig apart houden maw. zowel overschrijven naar de reknr. werkkapitaal dan naar reknr. reservefonds.
Ik wil niet bot overkomen maar….uw commissaris van de rekeningen kan/moet u de nodige uitleg geven (?) en/of uzelf kan de volledige boekhouding gaan inkijken/controleren op en na afspraak met het kantoor van de syndicus , al dan niet met bijstand door een deskundige.
uw recht : Art. 3.89 – Syndicus §4
9° het de mede-eigenaars mogelijk te maken inzage te nemen van alle niet-private documenten of gegevens over de mede-eigendom, en wel op alle wijzen die zijn bepaald bij het reglement van interne orde, of door de algemene vergadering;
