Volgens onze algemene balans hebben we een reservekapitaal van +10.000€, echter kan de rekeningcommissaris dit bedrag niet terugvinden op de rekeninguittreksels. We hebben uitleg gevraagd aan onze syndicus en die schrijft het volgende:
“Op datum van XX/XX/XXXX is deze spaarrekening opgestart en zijn er geen verrichtingen op gebeurt.
Dus: In XXXX heeft X, aangesteld als syndicus en is het spaargeld op de zichtrekening gestort en niet op een spaarrekening.”
Onze huidige syndicus werd aangesteld in april 2023! Nergens heeft deze ergens te kennen gegeven dat ons reservekapitaal weg is, sterker nog, op haar huidige balans staat nog steeds ons reservekapitaal! Ook al is de spaarrekening leeg en staat er niet voldoende gelden op onze zichtrekening.
Ze volgt ook de wanbetalers niet op. Indien we vragen naar de dossiers die ze moet opmaken voor deze wanbetalers krijgen we hier geen reactie op. Bijkomende vraag: is ze verplicht om aan de RVME en/of de rekeningcommissaris deze ‘dossiers’ te bezorgen?
3 Antwoord
“Op datum van XX/XX/XXXX is deze spaarrekening opgestart en zijn er geen verrichtingen op gebeurt.
Dus: In XXXX heeft X, aangesteld als syndicus en is het spaargeld op de zichtrekening gestort en niet op een spaarrekening.”
De wet mede eigendom , welke “Dwingend” van toepassing is , is duidelijk en de syndicus moet deze respecteren/toepassen , alsook de statuten van het gebouw.
De wet stelt : Art. 3.86. Vereniging van mede-eigenaars (577-5)
- 3…… Die bedragen moeten op diverse rekeningen worden geplaatst, waaronder verplicht een afzonderlijke rekening voor werkkapitaal en een afzonderlijke rekening voor het reservekapitaal; al deze rekeningen moeten op naam van de vereniging van mede-eigenaars worden geopend.
Ook al is de spaarrekening leeg en staat er niet voldoende gelden op onze zichtrekening.
Interne keuken…..duidelijkheid moet er zijn …is er fraude , misleiding in het spel ? dan is dit niet alleen een burgerlijke maar tevens een strafrechtelijke zaak. Mobiliseer en informeer de mede eigenaars . Stel de syndicus aangetekend in gebreke mbt. reservekapitaal en in dezelfde zending gelijktijdig dat deze een bijzondere algemene vergadering (BAV) organiseert en dit op vraag van de mede eigenaars 20% regeling : agendapunten zijn :
- reserve- en werkkapitaal , duidelijkheid
- procedure te volgen bij wanbetaling
- taakomschrijving en bevoegdheden commissaris van de rekeningen
- inzage niet privatieve stukken op het kantoor van de syndicus , wanneer en op welke wijze
= Art. 3.87. Algemene vergadering: organisatie (577-6) §2
Onverminderd het eerste lid, houdt de syndicus een algemene vergadering op verzoek van één of meer mede-eigenaars die ten minste één vijfde van de aandelen in de gemeenschappelijke delen bezitten. Dit verzoek wordt bij aangetekende zending aan de syndicus gericht, die binnen de dertig dagen na de ontvangst van het verzoek de bijeenroeping verzendt aan de mede-eigenaars.
Ze volgt ook de wanbetalers niet op. Indien we vragen naar de dossiers die ze moet opmaken voor deze wanbetalers krijgen we hier geen reactie op.
Duidelijkheid voor iedereen , procedure bij wanbetalingen , besluit AV en inschrijven in het RIO
Bijkomende vraag: is ze verplicht om aan de RVME en/of de rekeningcommissaris deze ‘dossiers’ te bezorgen?
Is bij wet niet verplicht maar de syndicus moet wel = Art. 3.89. Syndicus (577-8)
- 5……
9° het de mede-eigenaars mogelijk te maken inzage te nemen van alle niet-private documenten of gegevens over de mede-eigendom, en wel op alle wijzen die zijn bepaald bij het reglement van interne orde, of door de algemene vergadering;
Wat de rekencommissaris betreft :
Art. 3.91. Commissaris van de rekeningen (art.577-8/2 BW)
De algemene vergadering wijst jaarlijks een commissaris van de rekeningen of een college van commissarissen van de rekeningen aan, die al dan niet mede-eigenaar zijn, en die de rekeningen van de vereniging van mede-eigenaars controleren, wier bevoegdheden en verplichtingen bij het reglement van interne orde worden bepaald.
De rekencommissaris kan uitgebreide bevoegdheden krijgen mits een eenvoudig AV besluit dat men inschrijft in het RIO…..
Voorbeeld CvR #2
Voorbeeld te volgen procedure wanbetalers
Taakbeschrijving en bevoegdheden van de commissaris van de rekeningen.
Een enkele commissaris van de rekeningen (hierna ook “commissaris” genoemd) wordt
jaarlijks aangeduid door de Algemene Vergadering, welke eveneens jaarlijks kan
beslissen of beroep wordt gedaan op een vrijwillige mede-eigenaar of een externe
deskundige. Indien er geen mede-eigenaars met de vereiste kennis kandidaat zijn, kan
de syndicus automatisch beroep doen op een extern kantoor. De syndicus kan nooit
rekeningcommissaris zijn.
In functie van de keuze zal de bezoldiging door de algemene
vergadering goedgekeurd worden. Indien een rechtspersoon aangeduid wordt, zal deze
een vaste vertegenwoordiger aanduiden voor de geldende termijn. De commissaris zal
zijn mandaat niet voortijdig kunnen opzeggen, tenzij voor zwaarwichtige redenen en kan zich niet laten vertegenwoordigen. De vergadering zal tevens beslissen welke procedure er gevolgd wordt indien de commissaris in de loop van het jaar zou wegvallen.
(men zou kunnen beslissen in dat geval voor de duur van het huidige jaar de-facto een extern kantoor aan te stellen, en de raad van mede-eigendom hiertoe mandateren).
De commissaris zal één controle per jaar uitvoeren voorafgaandelijk aan de algemene
vergadering en rapporteren aan de mede-eigenaars.
Op de statutaire algemene vergadering zal de commissaris mondeling en schriftelijk verslag uitbrengen van zijn bevindingen.
De commissaris zelf geeft geen kwijting aan de syndicus of beveelt geen
kwijting aan, dit is de taak van de vergadering.
In geval hij wegens overmacht niet aanwezig is op de AV, zal de commissaris tijdig een schriftelijk verslag klaarmaken om
mee te sturen met de uitnodiging van de AV, onder voorbehoud van de punten die hij
eventueel pas kan controleren na het versturen van de uitnodigingen (bijvoorbeeld de
toepassing van de verdeelsleutels).
De commissaris heeft het recht het woord te nemen op de vergadering.
In het geval van ernstige tekortkomingen die om een beslissing vragen, heeft de
commissaris het recht de syndicus te vragen een algemene vergadering samen te roepen in de loop van het jaar. Indien de syndicus deze oproepingen niet verstuurt binnen de 30 dagen, heeft de commissaris het recht zelf de agenda te bepalen in functie van zijn vaststellingen en de oproepingen te versturen en zal de resulterende algemene vergadering erkend worden door de mede-eigenaars
(om een juridisch waterdichte samenroeping te hebben, verdient het aanbeveling eerst handtekeningen van mede-eigenaars met tenminste 20% van de stemmen te
verzamelen en de vraag tot samenroeping op deze basis naar de syndicus te sturen. Dit is volledig conform de wet en zo bent u zeker dat niemand ooit de geldigheid zal aanvechten).
In de loop van het jaar zullen individuele mede-eigenaars en leden van de raad van
mede-eigendom aandachtspunten aan de commissaris kunnen communiceren (wijze waarop is te bepalen door de VME). De commissaris zal hiermee, in de mate van het mogelijke, rekening houden bij zijn controle.
Om zijn controle effectief te kunnen uitvoeren kan de commissaris alle stukken opvragen die hij nodig acht om zijn controle te kunnen uitvoeren, de syndicus dient hem hierbij ,gratis, zijn volstrekte medewerking te geven.
Ook mag de commissaris van de syndicus eisen
dat deze bij derden schriftelijk bewijs opvraagt van de zaken die de commissaris nodig
acht om zijn functie uit te voeren.
De commissaris van de rekeningen zal “steekproefsgewijs” controles uitvoeren, met
aandacht voor volgende zaken:
– Wat is er gedaan met de opmerkingen van de vorige controle(s).
– Correct toepassen van de boekhoudkundige regels (voor grote mede-eigendommen en
éénmaal de regels gepubliceerd zijn). Conformiteit met de eindbalans van de vorige
periode.
– Controle van de juistheid en volgorde van de facturen, overeenstemming met de
offertes, toepassen van juiste BTW percentage, onmogelijkheid om wijzigingen
achteraf aan te brengen in het dagboek of informaticasysteem.
– Controle van het gebruik en de stand van de zichtrekening en de rekening met
het reservekapitaal van de VME. Verantwoording van mutaties op de rekeningen,
aan de hand van facturen en andere stukken.
– Conformiteit van de uitgaven in functie van het reglement van mede-eigendom en
de beslissingen van de algemene vergaderingen.
– Gebruik van de juiste verdeelsleutels per kostenpost, conform met basisakte en
reglement van mede-eigendom. Het is evenwel niet de taak van de commissaris
om, op vraag van bepaalde eigenaars, hun individuele afrekeningen na te
rekenen.
– Achterstallige betalingen van mede-eigenaars of andere debiteuren.
– Verdeling van inkomsten zoals de terugbetalingen van schadegevallen door de
verzekeringen.
– Controleren of er voldoende offertes opgevraagd zijn voor werken boven het
limietbedrag zoals vastgesteld door de algemene vergadering
– Zijn er grote verschillen tussen de begroting en de werkelijke uitgaven en
waaraan zijn deze te wijten.
– Alle andere zaken die de commissaris nodig acht.
Procedure te volgen bij wanbetaling(en)
De syndicus en de VME benadrukt het belang van een financieel gezond beleid van de vereniging van mede-eigenaars. Elke mede-eigenaar dient tijdig zijn bijdrage te betalen op de rekening van de VME. De syndicus en de VME voert hierin een zeer strikt beleid !
Volgend stappenplan wordt hierbij gehanteerd:
- Betalingstermijn
De periodieke voorschotten (maandelijks, per kwartaal, per jaar) moeten toekomen op de bankrekening van de vereniging van mede-eigenaars en dit uiterlijk bij het verstrijken van de 10de dag volgend op de dag waarop ze werden opgevraagd.
De periodiciteit en de opvragingsmodaliteiten zijn jaarlijks terug te vinden in de notulen van de algemene vergadering waarin deze werden goedgekeurd.
Voor wat de buiten de normale opvragingsdata opgevraagde voorschotten en afrekeningen/extra opvragingen betreft, deze dienen voor vervaldag op de bankrekening van de VME toekomen (vervaldag zoals weergegeven op de desbetreffende documenten).
De jaarlijkse afrekeningen moeten voldaan worden binnen de 10 dagen nadat de jaarlijkse algemene vergadering deze heeft goedgekeurd.
- Rappelprocedure bij niet tijdige betaling
2.1 Eerste herinnering
– Verzendwijze : mail en/of post (afhankelijk van doorgegeven voorkeurcommunicatie)
– Kost : € 12 (rappelkost)
2.2 Tweede herinnering
– Verzendwijze : mail en/of post (afhankelijk van doorgegeven voorkeurcommunicatie)
– Kost : € 12 (rappelkost)
2.3 Aangetekende ingebrekestelling
– Verzendwijze : mail + post + aangetekend
– Kost : € 12 (rappelkost) + € 35 (dossierkost syndicus) + € 15 (aangetekende zending)
2.4 Deurwaardersbrief met al dan niet toepassing van Art.8 d) Reglement Mede-eigendom.
– Verzendwijze : aangetekend via deurwaarder , ter plaatse bij toepassing van Art 8 punt d.
– Kost : € 12 (rappelkost) + € 35 (dossierkost syndicus) + € 15 (aangetekende zending) + tussen € 20-300 (dossierkost deurwaarder variabel)
- Opstarten juridische invorderingsprocedure* na doorlopen rappelprocedure en bij niet betaling van de achterstallen.
3.1 Samenstellen bundel en doorzenden aan de advocaat van de VME
3.2 Beopdrachten van de advocaat van de VME – vraag tot uitbrengen dagvaarding (*)
– Verzendwijze : betekening via deurwaarder
– Kost : € 12 (rappelkost) + € 200 (dossierkost opstart invorderingsprocedure) + kosten betekening dagvaarding via deurwaarder + kosten advocaat
*Voorwaarden waaraan dient te zijn voldaan alvorens een gerechtelijke invorderingsprocedure op te starten waarvoor aan de syndicus een bijzonder mandaat wordt gegeven:
Procedure wordt opgestart:
- Indien de achterstal van een mede-eigenaar groter is dan 4 keer zijn periodieke bijdrage
- indien een mede-eigenaar in gebreke blijft tot het tijdig (= voor vervaldag) betalen van zijn bijdrage in een specifieke financieringsmodaliteit (extra opvraging van werkkapitaal, reservekapitaal of waarborgfonds) dewelke is goedgekeurd door een AV, BAV
- indien een mede-eigenaar zijn volledige periodieke afrekening niet heeft voldaan binnen de drie maanden
- Indien niet aan één van bovenstaande voorwaarden werd voldaan maar het opstarten van een juridische procedure t.o.v. een achterstallige (ex) mede-eigenaar toch is aangewezen als bewarende maatregel wanneer de VME zich in financiële moeilijkheden bevindt of er urgente vorderingen tegen de VME ingesteld werden. (De syndicus neemt het beheer van de VME waar als ‘goede huisvader’)
Naast voormelde wordt door de algemene vergadering aan de syndicus een bijzonder mandaat gegeven om, indien ze het noodzakelijk acht, een gerechtelijke invorderingsprocedure op te starten tegen ex-eigenaars, leveranciers en alle derden waarop de VME een vordering heeft.
- Aanstellen advocaat voor de VME – bijzonder mandaat
De algemene vergadering geeft aan de syndicus tevens een bijzonder mandaat om een advocaat aan te stellen voor de vereniging van mede-eigenaars. Dit teneinde de belangen van de VME in rechte te behartigen in het geval een juridische procedure dient te worden opgestart.
- Aan-doorrekenen van alle kosten verbonden aan de rappelprocedure en alle kosten verbonden aan de opstart, de opvolging en afhandeling van een juridische invorderingsprocedure – voorstel tot het aanrekenen van een schadebeding aan de achterstallige eigenaar en tot het doorrekenen van de (administratieve) opzoekings- en andere kosten die de syndicus in het kader van een invorderingsprocedure dient te maken, aan de achterstallige eigenaar.
De vergadering beslist om alle kosten verbonden aan de opstart en het afhandelen van een invorderingsprocedure, waaronder onder meer de kosten voor de rappelprocedure, de dagvaardingskosten, deurwaarder kosten , al de kosten gemaakt door de syndicus dewelke conform de beheersovereenkomst worden aangerekend, kosten advocaat VME (ook indien geen vonnis tussenkomt en er aldus aan de VME geen RPV kan worden toegekend), eventuele kosten voor het betekenen van een uitspraak, kosten verbonden aan het leggen alsook het uitvoeren van een roerend of onroerend beslag ten privatieve titel door te rekenen aan de achterstallige mede-eigenaar.
Al deze kosten zullen in eerste instantie aan de VME aangerekend worden, waarbij deze gelijktijdig zullen doorbelast worden aan de in gebreke gebleven mede-eigenaar via zijn privatieve kostenrekening. Na recuperatie van deze sommen, door integrale betaling van de achterstallige mede-eigenaar, zullen deze gerecupereerde kosten terug uitgekeerd worden aan de vereniging van mede-eigenaars via een volgende jaarafrekening.
Voor-stem : U bent akkoord met de onder de punten 1 tot en met 5 voorgestelde werkwijze
Tegen-stem : U bent niet akkoord met de onder de punten 1 tot en met 5 voorgestelde werkwijze
Onthouding : Er wordt geen rekening gehouden met uw stem
