Tijdens de voorbije AV, heeft de Commissaris van de Rekeningen geen verslag uitgebracht over de uitgevoerde controle. De voorzitter van de vergadering heeft geen kwijting gevraagd voor de Commissaris. Op basis van de proef- en saldibalans die ik heb opgevraagd bij de Syndicus, blijkt dat er fouten zitten in de boekhouding en dat het minimum genormaliseerd rekenstelsel niet wordt gerespecteerd. Kan ik als mede-eigenaar een schriftelijk verslag van de uitgevoerde controles opvragen aan de Commissaris van de Rekeningen om na te gaan welke controles deze heeft uitgevoerd om zich ervan te gewissen dat de boekhouding voorgelegd door de Syndicus aan de AV correct is?
13 Antwoord
Tip : Agendapunt volgende vergadering :
Commissaris van de rekeningen
Welke modaliteiten worden best opgenomen in het RIO
“In de dwingende bepalingen van de “Appartementswetgeving” is verplichtend voorzien dat de Algemene Vergadering jaarlijks een commissaris van de rekeningen dient aan te wijzen.
Deze aan te wijzen Commissaris is niet noodzakelijk een mede-eigenaar is.
Tot daar de wettelijke verplichting, zonder enige verdere specificatie …, men dien verstande dat het aan de redactie van het reglement van mede – eigendom wordt overgelaten om te voorzien welke verplichtingen en bevoegdheden deze Commissaris op zich neemt. Een en ander is nochtans van groot belang : wanneer de Commissaris zonder meer wordt aangesteld, zonder nadere specificatie van zijn taken en bevoegdheden, kan dit er in de praktijk toe leiden dat deze grotendeels vleugellam blijft, gezien gerezen onduidelijkheden over de afbakening van zijn “actiedomein”.
Open vragen blijven immers :
– de duur van het mandaat van de Commissaris.
– de eventuele bezoldiging van de Commissaris, waarbij men wenselijk opteert voor een vast bedrag.
– ontslagmodaliteiten (waarbij bijvoorbeeld wordt voorzien dat de Algemene Vergadering de Commissaris (enkel) kan ontslaan omwille van ernstige wettige redenen; de mogelijkheid dat de Commissaris zelf op elk ogenblik en met onmiddellijke ingang ontslag kan nemen om gewichtige persoonlijke redenen, jaarlijks te nemen ontslag op de jaarvergadering al dan niet mits voorafgaand mee te delen motivering, …).
– zeer concrete invulling van de taak en opdracht van de Commissaris (controle op de financiële toestand, de boekhouding en de balans van de Vereniging van mede – eigenaars. Dit kan inhouden : controle op het
omslaan van de gemeenschappelijke kosten over de mede – eigenaars en de inning van de verschuldigde bijdragen en controle op de verdeling en effectieve uitbetaling van de gemeenschappelijke inkomsten, …)
– Onderzoeksbevoegdheden voor de Commissaris ? Zo is het wenselijk dat de commissaris uitdrukkelijk wordt toegestaan te allen tijde ter plaatse inzage te nemen van de boeken, brieven en notulen en in het algemeen van alle geschriften van de VME, aan de Syndicus alle ophelderingen en inlichtingen te vragen die hij nodig acht, alle verificaties te verrichten die hij nodig acht, van de syndicus te eisen dat hij aan derden de bevestiging vraagt van de vorderingen op, de schulden tegenover of andere betrekkingen met de VME, …
– De mogelijkheid van de Commissaris om vanuit zijn hoedanigheid ook een BAV te kunnen bijeenroepen wanneer hij belangrijke onregelmatigheden vaststelt in het financieel beheer van de Syndicus of in de door de Syndicus gevoerde boekhouding.
Los van dit alles is het evident dat de Commissaris een goede kennis moet hebben van boekhouding en financieel management, daarbij minstens een elementaire kennis van de Wet op de Appartementsmede-eigendom en aanverwante wetgeving.
Best dat deze modaliteiten inderdaad worden opgenomen in het Reglement van Interne Orde.
