Jessie,
Mijn oprechte appreciatie voor het uitbrengen van deze blogs en de bijkomende vragen/antwoorden op probleemstellingen. Zij die er aandacht aan geven krijgen hiermede hinten om op een correcte manier te reageren tov de Syndicus en ME.
Toch heb ik een paar vragen die voortspruiten uit het lezen van de blogs.
1. De reken commissaris (RC) heeft bij wet alleen een controlerende functie. Hij/zij controleert de Syndicus en de boekhouding. Is het de bedoeling dat de RC in zijn/haar verslag op de AV vertelt wat niet en wat wel conform was met de overeenkomsten tussen de VME en de Syndicus. Kan/mag dat mondeling zijn of moet het schriftelijk zijn zodat dit verslag kan/moet gevoegd worden bij de notulen/verslag van de AV? Of kan/moet de beoordeling/veroordeling verwoord worden in de notulen van de AV? Wij hebben vier kwartaalafrekeningen per jaar. Als de AV iets of meerdere punten van de afrekening niet goedkeurt, moet er een correctie volgen. Wanneer? In de eerst volgende kwartaal afrekening of moet het betrokken kwartaalafrekening opnieuw uitgesteld worden (want de betrokken kwartaalafrekening is nog niet goedgekeurd door de AV)?
Hoeveel tijd voor de datum van de AV moet het vierde kwartaal in handen zijn van de ME?
Op basis van wat controleert de RC bv. de boekhouding? De kwartaal afrekening alleen? Al of niet met een kopie van alle facturen? Een werkbezoek aan het kantoor van de Syndic? En hoeveel tijd krijgt de RC voor zijn opmerkingen/goedkeuring van de kwartaalafrekeningen? Andere controle (werking) opmerkingen aan het adres van de Syndicus, kunnen wellicht gegeven worden naargelang ze zich voordoen. Is er een verplichting tot tussentijdse rapportering naar de ME’s toe? Zijn ook deze subject van het verslag aan de AV?
Heeft de RC ook een beslissende/goedkeurend functie die bindend is voor de ME? Kleine uitgaven? Kan de RC zijn/haar bindende goedkeuring geven op een verzuchting van één of meerdere ME’s? Of moet een toezegging (bv recht/plicht op een schoonmaak/onderhoud van een gemeenschappelijke koer in gevolge een verstopping) nog bevestigd worden door de AV?
Eventuele andere functies kunnen door de AV toevertrouwd worden aan de RC of ook aan een andere ME. Dit kan alleen door de beslissing van de AV en niet door de Syndicus?
2. Antwoorden op de blog. Ik heb begrepen dat antwoorden aan jou met ev. vragen, gevolgd wordt door uw e-mail om jou antwoord te bevestigen met de info waar jou antwoord te vinden is. Een dergelijke e-mail heb ik tot dusver niet gekregen! Waarom niet? Of heb ik een verkeerde procedure gevolgd?
3. De dragers van de controlefunctie op de Syndicus zouden moeten verzekerd zijn. Zijn de verzekeringspremies ten laste van de VME of zijn ze privé?
Bedankt voor uw reactie
Joannes
4 Antwoord
Geachte
- Situering
Sedert 2010 heeft de wetgever voorzien in twee nieuwe formele organen binnen de VME, met name de Raad van Mede – Eigendom en de Commissaris van de Rekeningen.
Beide organen zijn ingevoerd om een “waakhondfunctie” te vervullen ten opzichte van de syndicus.
Zo luidt sinds 2010 art. 577-8/2 B.W. :
In art. 577-8/2 B.W.
Art. 577-8/2. De algemene vergadering wijst jaarlijks een commissaris van de rekeningen aan, die al dan niet mede-eigenaar is, wiens verplichtingen en bevoegdheden bij het reglement van mede-eigendom worden bepaald.
We leiden uit de bewoordingen af :
- Dat de commissaris van de rekeningen géén mede – eigenaar moet zijn (anders dan de leden van de Raad van de Mede – Eigendom)
- Dat verdere verplichtingen en bevoegdheden in het reglement van mede – eigendom worden of kunnen worden bepaald.
- Taak – Bestaansreden
De figuur van de Commissaris van de rekeningen is gebaseerd op deze uit het boekhoudrecht.
Ook het financieel beheer van ondernemingen is in sommige gevallen onderworpen aan het toezicht van een commissaris – revisor.
De VME heeft tot doel om de gemeenschappelijke delen te beheren, en hiermee gaan financiële transacties en geldstromen gepaard.
Zo worden er een werkkapitaal en eventueel (binnenkort verplicht) een reservekapitaal aangelegd, en gelden er bijzondere boekhoudkundige verplichtingen .. Een kandidaat – koper moet op accurate en vooral correcte wijze óók worden ingelicht over de financiële historiek en begroting van werking en werken aan het appartementsgebouw, etc…
Het belang van het financiële beheersaspect doet zich gevoelen op heel wat fronten :
- Werkkapitaal en reservekapitaal
In de financiële geldstroom wordt met volgende rekeningen gewerkt :
Art. 577-11. B.W.
Onder “werkkapitaal” wordt verstaan de som van de voorschotten die zijn betaald door de mede-eigenaars als voorziening voor het betalen van de periodieke uitgaven, zoals de verwarmings- en verlichtingskosten van de gemeenschappelijke delen, de beheerskosten en de uitgaven voor de huisbewaarder.
Onder “reservekapitaal” wordt verstaan de som van de periodiek ingebrachte bedragen die zijn bestemd voor het dekken van niet-periodieke uitgaven, zoals de uitgaven voor de vernieuwing van het verwarmingssysteem, de herstelling of de vernieuwing van een lift, of het leggen van een nieuwe dakbedekking.
- Boekhoudkundige verplichtingen
Men heeft zich laten inspireren door dit gegeven, niet in het minst nu sedert 2010 in de Appartementswet in art. 577-8 § 4, 17° B.W. is voorzien dat een van de wettelijke taken van de syndicus er in bestaat om de boekhouding van de VME te voeren volgens een minimum genormaliseerd rekeningenstelsel. Althans geldt deze verplichting van zodra de VME ten minste 20 kavels telt.
Daarvoor verwijzen we naar een KB van 12 juli 2012 (B.S. 3 augustus 2012).
Daarin is concreet voorzien dat de boekhouding moet gevoerd worden met toepassing van een Minimum genormaliseerd rekeningenstelsel
Het (minimum) genormaliseerd rekening(en)stelsel of MAR (Minimum Algemeen Rekeningstelsel) is een wettelijk voorgeschreven rekeningenschema voor het voeren van een boekhouding in een onderneming en/of VM.
Het schema bevat zeven hoofdrubrieken of klassen :
- rekeningen van de balans
- eigen vermogen, voorzieningen voor risico’s, kosten en schulden op meer dan een jaar.
- oprichtingskosten, vaste activa en vorderingen op meer dan een jaar
- voorraden en bestellingen in uitvoering
- vorderingen en schulden op ten hoogste een jaar
- geldbeleggingen en liquide middelen
- rekeningen van de resultatenrekening
- kosten (elektriciteit, water, lift…)
- opbrengsten (stortingen van de mede-eigenaars)
Niets belet dat men in een verdere, eigen, indeling voorziet.
Het voormelde KB schrijft daarenboven voor dat de syndicus de taak heeft de boekhouding van de vereniging van mede-eigenaars te voeren op een duidelijke, nauwkeurige en gedetailleerde wijze en met inachtneming van de gebruikelijke regels van het dubbel boekhoude., waarbij het vermogen van de VME vanuit een dubbel (spiegel-) standpunt wordt bekeken : debet en credit.
In de jaarlijkse balans vinden wij aan de linkerzijde, de actiefzijde, de bezittingen van de VME.
Aan de rechterzijde, de passiefzijde, de schulden van de VME.
Hiermee krijgt men een beeld van de
- oorsprong van de middelen (voorschotten van de mede-eigenaars, financiering (?), … )
- aanwending van de middelen (aankopen, kosten voor nutsvoorzieningen, herstellingskosten, … )
Een en ander betekent dat de syndicus voortaan volgende documenten moet opstellen :
- een balans
- een resultatenrekening
- een toelichting
Deze regeling is niet van toepassing voor elke mede-eigendom die met uitzondering van de kelders, de garages en de parkeerplaatsen minder dan twintig kavels omvat.
Dergelijke VME mag immers een vereenvoudigde boekhouding voeren die ten minste een weerspiegeling is van de ontvangsten en uitgaven, van de toestand van de kasmiddelen, alsook van de mutaties van beschikbare middelen in contant geld of op de rekeningen, van het bedrag van het werkkapitaal en het reservekapitaal.
Maar ook in dat geval dient de syndicus hoe dan ook volgende documenten op te stellen :
- een inkoopdagboek (aankopen van de VM)
- een financieel dagboek (uittreksels van de rekeningen)
In elk geval, dus óók voor VME’s met minder dan 20 kavels, geldt dat :
- Elke boeking geschiedt aan de hand van een gedagtekend verantwoordingsstuk opgeslagen in een ongesplitst dagboek of in een hulpdagboek.
- De verantwoordingsstukken voor de boekingen methodisch moeten worden opgeslagen en zeven (niet 5, of 10, …) jaar bewaard, te rekenen van de eerste januari van het jaar dat op de afsluiting volgt.
- Deze dagboeken worden voortdurend ter beschikking gehouden van belanghebbende.
- Een VM dient minstens één keer per jaar een jaarrekening op te maken. De stukken worden ingeschreven in een boek.
Voor grote VME’s telt nog dat waar men spreekt van het verplicht opstellen van een inventaris, men concreet doelt op het opstellen van jaarrekeningen.
Voor grote VM’s geldt dan dat
- De jaarrekening duidelijk moet worden opgesteld en stelselmatig weergeven enerzijds, de aard en het bedrag, op de dag waarop het boekjaar wordt afgesloten, van de bezittingen en rechten van de vennootschap, van haar schulden en verplichtingen evenals van haar eigen middelen, en anderzijds, voor het op die dag afgesloten boekjaar, de aard en het bedrag van haar kosten en haar opbrengsten. Elk bestanddeel van het vermogen wordt afzonderlijk gewaardeerd met voorzichtigheid, oprechtheid en goede trouw.
- Er moet rekening worden gehouden met alle voorzienbare risico’s, mogelijke verliezen en ontwaardingen, ontstaan tijdens het boekjaar.
- Er moet rekening worden gehouden met de kosten en de opbrengsten die betrekking hebben op het boekjaar.
Deze nieuwe, nauwgezette regelgeving indachtig, kan enkel besloten worden dat van de syndicus een steeds verder gaande professionaliteit en thans boekhoudkundige kennis wordt verwacht.
De beoefening van deze regelgeving vereist het hanteren van een gepast boekhoudpakket, … en dus wel enige investering van de zijde van de syndici.
Het vervullen van deze verplichting, is dan ook onderworpen aan een controle van de Commissaris van de rekeningen; het spreekt voor zich dat deze dan ook van een minimum aan kennis van het boekhouden moet doen getuigen.
- Overdracht kavel – informatieverplichting
Niet in het minst nu vele gebouwen vandaag onderhevig zijn aan een grote nood aan renovatiewerken, heeft elke kandidaat koper van een bestaand appartement recht op correcte informatie bij overdracht van een kavel.
Daartoe behoort ook financiële informatie. De controle door de commissaris van de rekeningen zou een bijkomende garantie moeten bieden voor het correct zijn van deze informatie.
Geen enkele koper wil achteraf verrast worden door verheeld gebleven grote kapitaalopvragingen, een VME die kampt met grote tekorten wegens een slecht incassobeleid, ..etc ..
- Tools
De wetgever is bijzonder karig geweest over
- de opdracht van de commissaris van de rekeningen,
- de duur van zijn mandaat,
- maatregelen die hij kan treffen wanneer onregelmatigheden worden ontdekt die soms een acute situatie doen ontstaan (fraude, …)
- inzagerecht ?
Het is aan de AV om in deze regels te voorzien en ze te laten opnemen in het reglement van mede – eigendom.
- Belangenvermenging RvME ?
Naast de Raad van Mede Eigendom is met de invoering van de Commissaris van de rekeningen in 2010 in een tweede orgaan voorzien dat een controlerende functie vervult, ook ten opzichte van de syndicus.
Het strekt tot aanbeveling om de verschillende taken van de verschillende organen transparant gescheiden te houden.
Het is van belang dat de mede – eigenaren, vooral zij die zich – en dat mag – minder geëngageerd voordoen, blijvend en transparant de verschillende functies van de verschillende organen kunnen blijven onderscheiden. Dit doet vele conflicten in de kiem smoren …
- Profiel Commissaris van de rekeningen ?
Gezien de Commissaris van de rekeningen in sommige gevallen bekend moet zijn met het principe van dubbel boekhouding, spreekt het voor zich dat de commissaris van een minimale notie aan boekhoudkundige kennis moet doen getuigen.
De commissaris van de rekeningen moet geen mede – eigenaar zijn, zodanig dat buiten de VME om een expert kan worden aangeduid.
De kosten van een externe commissaris, komen natuurlijk bovenop deze van de beheerskosten van de syndicus. Dit vormt soms een beletsel voor de VME om op dergelijke externe diensten een beroep te doen. Nochtans kan het in sommige gevallen toch tot aanbeveling strekken om een extern commissaris, die zelf niet de gevolgen draagt van de omvang van voorgelegde afrekeningen en dus neutraal is, aan te stellen. Men denkt daarbij aan gevallen waarin men er al jaren binnen de VME verschillende visie over afrekeningen op nahoudt en in een kluwen van al dan niet regelmatige AV’s en afkeuringen van afrekeningen terecht komt met de nodige impasses tot gevolg … (In dat verband kan men zelfs aan een variant denken waarbij aan de syndicus een toegevoegd syndicus – boekhoudkundig expert wordt aangeduid. Deze gaat uiteraard verder dan het uitvoeren van een loutere controle…).
- Verzekering
De commissaris van de rekeningen is een volwaardig orgaan van de VME, en kan daardoor aansprakelijk gesteld worden voor fouten in de uitoefening van deze functie begaan.
Een BA – verzekering wordt gebruikelijk door en op kosten van de VME afgesloten.
Een extern aangeduid professional is veelal al via een beroepsinstituut verzekerd.
Astrid CLABOTS
CLABOTS Advocaten
