Beste,
Ik ben commissaris van de rekeningen van onze VME en ondanks afspraken en de vele beloftes, krijg ik niet de nodige documenten om de boekhouding van de VME na te kijken. Zo is er afgesproken om mij maandelijks een kopie van het bankrekeninguittreksel te bezorgen. Ik ben nog steeds wachtende op de uittreksels van de voorbije twee maanden.
Eind oktober heeft onze AV plaats en ik ben niet meer zinnens mij kandidaat te stellen voor Commissaris van de Rekeningen.
De rekeningen zullen dus niet goedgekeurd worden en er dient een andere persoon aangeduid worden als Commissaris van de Rekeningen.
Hoe moet het nu verder?
1 Antwoord
Uw opdrachtgever is de VME.
Door de opdracht van commisaris van de rekeningen te aanvaarden hebt u impliciet met hen een contract afgesloten waarin u zich engageerde om een volledig boekjaar te controleren en hierover verslag te doen (in de eerstvolgende vergadering na het afsluiten van de boekhouding).
U hebt dus een ”resultatenverbintenis”.
Later gebrek aan medewerking van de syndicus inroepen lijkt ons onvoldoende tegenover de andere ME’s.
Best noteert u al uw demarches: tlf.’s, verzonden e-mails, onbeantwoorde e-mails, niet nagekomen rendez-vous, etc.
U herneemt dit alles in een aangetekende brief, gericht aan de syndicus, waarin u hem vraagt de samenwerking op een nieuwe basis te hervatten en u in staat te stellen uw controles te doen.
Is er geen verbetering in de situatie na enkele weken dan brengt u de ME’s hiervan op de hoogte.
In een aangetekende brief aan de VME brengt u hen er van de hoogte dat samenwerking tussen u en de syndicus en (bijgevolg een ernstige contrôle) onmogelijk is.
Uiteraard citeert u uw demaches, uw aangetekende brief aan de syndicus, brengt hen op de hoogte van uw voornemen geen verlenging van uw mandaat te zullen aanvaarden, vraagt de syndicus een BAV bijeen te roepen met als agendapunt aanstelling nieuwe commisaris voor het voorbije boekjaar.
Tevens dient u, afzonderlijk, een agendapunt in, bij de syndicus, om van uw mandaat voor het voorbije boekjaar ontheven te worden.
B.W. Art. 577-6 § 4
Opgelet : om geldig een aangetekende brief te richten aan de VME dient u een identieke briek te richten aan de woonplaats van de syndicus en aan de zetel van de VME.
B.W. Art. 577-8 § 4 6°
Uiteraard zorgt u er best zelf voor dat de andere ME’s een kopie van deze brief ontvangen.
