16 Antwoord
Blij verrast iets meer te lezen over de “notulen”. Telkens ik de notulen van onze AV nalees, ben ik ontgoochelt over de inhoud, en de manier waarop. De secretaris krijgt té weinig tijd, niet behandelde punten worden toegevoegd en de ME’s hebben niet de discipline voorlezing te vragen vooraleer over te gaan naar een volgend agendapunt. Anderzijds, meen ik, is de inhoud van de notulen hét absolute bindelement tussen de laatste en de volgende AV. De notulen van de laatste AV lezen, is absoluut nodig als voorbereiding op de komende AV.
Kan de AV bij het aanduiden van de secretaris ook beslissen waaraan de notulen moeten beantwoorden, of bestaan er hieromtrent wettelijke voorschriften? Ik denk aan:
- Bespreking van de notulen van de vorige AV met rapportering in de nieuwe notulen?
- Bij de start navraag doen wie op het einde van de AV een fotokopie, een kopie per e-mail, of graag een foto maakt van de notulen.
- De voorzitter van de AV zit naast de secretaris en kan zo in het oog houden wat de secretaris noteert en helpen met de formulering. Pas als de notering van het behandeld agendapunt goed is, wordt de formulering voorgelezen en gaat men over naar het volgende agendapunt.
- Vooraleer op het einde van de AV kopieën enz. te maken, wordt eventueel het geheel van de notulen nog eens voorgelezen, op een verstaanbare manier, en kunnen er als dan nog aanpassingen gevraagd worden.
Na het maken van een eerste kopie worden de notulen ondertekend door de Secretaris en de voorzitter (deze onder voorbehoud), pas na de ondertekening worden kopieën enz. gemaakt voor de ME’s (zie punt 2).
Bedankt en wens je verder een prettige avond
Joannes
