De syndicus van een residentie heeft alle beschikbare e-mailadressen van alle mede-eigenaars en huurders in een residentie doorgegeven aan een externe onderhoudsfirma zonder voorafgaandelijke goedkeuring van betrokkenen en/of de VME.
Deze firma heeft de emailadressen op hun beurt gebruikt om de datum mee te delen voor een onderhoud en keuring van een branddetectiesysteem geplaatst in de privatieven waarvoor toegang vereist is tot alle privatieven.
Alle 48 emailadressen staan leesbaar vermeld in de e-mail. Is dit een inbreuk op de GDPR wetgeving ?
De syndicus heeft geen GDPR-verwerkingsovereenkomst afgesloten met de VME.
5 Antwoord
Wat staat in uw RIO mbt. de GDPR ?
Is er een AV beslissing geweest mbt. de e-mail adressen ?
Algemeen :
De VME en de syndicus mogen van de GDPR-wetgeving enkel persoonsgegevens verwerken, indien ten minste aan één van onderstaande rechtsgronden is voldaan:
1) de burger heeft zijn toestemming gegeven (bv. gehandtekende infofiches);
2) de gegevens zijn noodzakelijk voor de uitvoering van het contract (bv. contactgegevens van iemand ter plaatse zijn nodig om een leverancier verder te helpen);
3) de gegevens verwerken, is een wettelijke verplichting (bv. aanwezigheidslijsten algemene vergadering);
4) de gegevens dienen verwerkt te worden uit gerechtvaardigd belang (bv. huurders dringend contacteren in geval van nood).
De verspreiding van de namen in de concrete omstandigheden (bord inkomhal residentie) kunnen niet onder gebracht worden onder de rechtsgronden vermeld van punt 2 tot 4. Dit betekent dan ook dat de toestemming van de eigenaars dient bekomen te worden wanneer men de volledige namen van deze personen verspreidt . De toestemming dient dan geïnformeerd, uitdrukkelijk en ondubbelzinnig gegeven te worden.
Ofwel dient men de naamgegevens aan te passen (bv enkel initialen of enkel voornaam en eerste letter van de achternaam) .
De bedoeling is dat men aan de hand van de vermelding niet langer de identiteit van de persoon in kwestie kan achterhalen.
Geachte,
Er is geen AV beslissing geweest m.b.t. de emailadressen.
In het RIO staat het “privacybeleid VME” (op één blad) waarvan het voornaamste m.b.t tot de emailadressen :
- De persoonsgegevens worden door de VME verwerkt voor het beheer van de gemene delen, alsook om dringende interventies van derden in het belang van de VM, de mede-eigenaars en/of huurders mogelijk te maken.
- De persoonsgegevens worden meegedeeld aan de syndicus van de VME.
- De VME verbindt er zich toe om de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens te behouden en veiligheidsmaatregelen te nemen om elk eventueel verlies, misbruik of elke vervalsing van de persoonsgegevens te bekomen.
Art. 577-8.
§ 4. Ongeacht de bevoegdheid die hem door het reglement van mede-eigendom wordt toegekend, heeft de syndicus tot opdracht:
16° de lijst en de persoonsgegevens bij te werken van wie gerechtigd is deel te nemen aan de beraadslagingen van de algemene vergadering, en de mede-eigenaars op hun eerste verzoek en de notaris indien hij de syndicus hiertoe verzoekt in het kader van de overschrijving van akten die overeenkomstig artikel 1, eerste lid, van de hypotheekwet van 16 december 1851 op het hypotheekkantoor worden overgeschreven, de naam, het adres, de aandelen en de referenties van de kavels van de andere mede-eigenaars te bezorgen;
geen AV beslissing , dus : e-mail en telefoonnummer staan in de tekst hierboven niet bij = behoren tot de privé sfeer……
Geachte,
Met dank voor het antwoord.
Als ik het goed begrijp heeft de syndicus hier een deontologische fout gemaakt en is het doorgeven van emailadressen een inbreuk op de GDPR wetgeving (in het bijzonder als deze door een derde verspreid worden in een groepsemail naar 48 personen).
Inderdaad….maar , verschoonbare , menselijke, vergissing ?
Als dat de enige “fout” is van de syndicus , prijs u dan gelukkig…en een goede syndicus die conform de wet mede-eigendom en zn deontologie het beheer doet is geld waard..
U kan altijd bezwaar maken :
Info vindt u op de site van www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
geldt ook voor e-mail adressen !!