Met een BAV, die eraan komt, wil ik graag deze houden via “teams” zodat deze ook kan worden uitgevoerd op weekdagen. De deelnemers kunnen dan via dat kanaal elektronisch tekenen, maar is dat rechtsgeldig?
4 Antwoord
Ja, dat is wettelijk toegestaan. Sinds de wetgeving op de mede-eigendom (Artikel 3.87 van het Burgerlijk Wetboek) is deze werkvorm, ook wel een hybride algemene vergadering genoemd, perfect mogelijk.
Een belangrijke nuance hierop is dat deelname op afstand een recht is van de mede-eigenaar, maar geenszins een verplichting. Dit wil zeggen dat elke mede-eigenaar de mogelijkheid behoudt om fysiek deel te nemen aan de algemene vergadering. In de praktijk kan dit leiden tot een hybride vergadervorm, waarbij een deel van de mede-eigenaars digitaal volgt en een deel fysiek. Deze waarborg is ingebouwd om digitale uitsluiting te vermijden.
De belangrijkste voorwaarden en richtlijnen voor een hybride AV zijn als volgt:
- Beslissing door de organisator: Het is in de regel de syndicus die beslist of de vergadering fysiek, volledig digitaal of hybride (een combinatie) verloopt.
- Keuzevrijheid voor de eigenaar: Een hybride vorm is ideaal omdat elke mede-eigenaar de garantie heeft dat hij of zij ook altijd fysiek aanwezig mag zijn. Een eigenaar kan dus niet verplicht worden om digitaal deel te nemen als hij dat niet wil.
- Verplichte vermelding in de oproeping: In de uitnodigingsbrief moet duidelijk worden aangegeven dat de vergadering hybride is. De uitnodiging moet tevens het gebruikte platform (bijvoorbeeld Zoom of Teams) en de deelnamelink bevatten.
Bij een hybride vergadering rust er een zware verantwoordelijkheid op de syndicus. Hij/zij moet bij de start van de vergadering de identiteit en aanwezigheid van zowel de fysieke als digitale deelnemers controleren, de connectiviteit testen en de stemmingen correct kunnen registreren en notuleren.
Voor een grote VME lijkt mij dit niet echt praktisch, het is nu al moeilijk in een grote zaal om iedereen goed te verstaan, laat staan dat iemand vanop afstand zijn zegje wilt doen.
