Binnen enkele weken zal ik, als mede-eigenaar, waarschijnlijk een bjizondere algemene vergadering moeten organiseren. De aangetekende brief aan de syndicus (art577-6§2 B.W.) is op 31/08/2013 verstuurd. Dus 30/09 is de laatste nuttige dag voor de syndicus om de uitnodiging te versturen.
Ik neem aan dat ik best wacht tot 2/10 om mijn uitnodiging te versturen?
Aan het organiseren van dergelijke vergadering zijn een aantal verplichte formaliteiten verbonden. Bestaat er ergens eencheck-list en eventueel hulpmiddelen (excelbestandje of zoiets) om gemakkelijk de vereiste quora en uitslagen van stemmingen te berekenen?
Het grootste logistieke struikelblok lijkt mij nog de verplichting om het verslag klaar te hebben op het einde van de vergadering en te laten ondertekenen door de nog aanwezige mede-eigenaars. Hebt u daarvoor enige suggesties?
Kunnen nog andere agendapunten worden toegevoegd dan deze die in de brief aan de syndicus zijn opgenomen?
Eén van de agendapunten betreft het mandaat van de syndicus. Een mede-eigenaar is blijkbaar al contacten aan het leggen met een mogelijke opvolger en zou die ook al op de vergadering willen uitnodigen. Kan dat wel als de AV nog niet heeft beslist om het mandaat van de huidige te beëindigen? bovendien is het nog absoluut niet zeker dat zal gekozen worden om het contract onmiddellijk op te zeggen (loopt nog tot juni 2014 en bevat boeteclausule van 6 maand beheersvergoeding).
Alvast bedankt voor uw advies.
2 Answers
Dag Geert,
Bedankt voor uw vragen.
U kunt inderdaad zelf de uitnodigingen versturen als uw syndicus dat niet gedaan heeft 30 dagen na het ontvangen van een rechtsgeldige aanvraag voor een BAV. De aanvraag voor zo’n BAV is rechtsgeldig als je handtekeningen van eigenaars verzameld hebt die voor meer dan 20% van de totale aandelen vertegenwoordigen. Daarnaast is het ook belangrijk dat er een duidelijke agenda verstuurd werd.
Voor het organiseren van een rechtsgeldige vergadering zijn er inderdaad tal van verplichtingen die moeten voldaan worden. Deze worden uitvoerig in mijn cursus wetgeving mede-eigendom besproken. We besteden daar drie lessen aan, dus jammer genoeg teveel om in een kort antwoord mede te delen.
In de praktijk kun je echter vragen aan de nieuwe (nog aan te stellen) syndicus om jullie te helpen deze vergadering in goede banen te leiden. De meeste syndici zijn daar ook toe bereid als ze weten dat de kans dat ze verkozen worden groot is (als je bv. officieus al eens polst bij de mede-eigenaars). Het is dan natuurlijk belangrijk ook te weten dat de anderen akkoord zijn ivm de boeteclausule. Je zou ook eventueel kunnen proberen je syndicus in gebreke te stellen aangezien hij zijn wettelijke verplichtingen niet nakomt (het organiseren van de BAV vergadering) om zo alsnog onder de boeteclausule onderuit te komen. Dit is jammer genoeg advocatenwerk met bijbehorende kostenplaatje…
Een tip: in de toekomst kun je beter eisen dat in het contract van de syndicus opgenomen wordt dat er geen verbrekingsvergoeding dient betaald te worden als de syndicus zijn wettelijke verplichte opdrachten niet vervuld heeft. Veel eigenaars weten niet dat je dat contract kunt negotiëren en dat doe je ook beter want de syndicus zal deze wellicht opgesteld hebben om zichzelf voldoende te beschermen.
Groetjes,
Jessie
