Komende maandag hebben wij een tweede algemene vergadering. Deze is niet regulier tot stand gekomen een heeft de richtlijnen voor het uitsturen van de oproeping en de termijn voor de organisatie zoals bevestigd in het RIO niet gevolgd. Deze tweede algemene vergadering gaat dus door met vertraging.
Graag hadden wij willen vernemen of er specifieke voorwaarden zijn bij het aanstellen van de voorzitter van zo’n tweede AV (bijv bij 2 kandidaten speelt leeftijd of aantal quotiteiten waarover iemand beschikt een rol, of gebeurt de aanwijzing eenvoudig per stemming en met een simpele meerderheid) ?
Indien de voorzitter die aangesteld wordt lid is van de Raad (die we willen vervangen door een nieuwe) en zoals gewoonlijk de vergadering naar zijn hand tracht te zetten, hoe kunnen we ervoor zorgen alsnog het woord te kunnen nemen bij de aanvang van de vergadering (dit wordt nogal eens geweigerd of “niet opgemerkt”). Wij willen desgevallend duidelijk vermelden dat elk onrechtmatig gedrag tijdens de algemene vergadering van of de voorzitter of de syndicus gevolgd zal worden door een juridische vraag om de algemene vergadering nietig te laten verklaren.
Hoe kunnen we er ons van verzekeren dat de notulen van de vergadering correct en volledig worden opgemaakt (want dat gebeurt ook niet steeds ; wat hen niet aan staat wordt gewoon weg gelaten) ? Is het in dergelijk geval mogelijk of nodig om iemand anders aan te stellen als secretaris ? Is dit dan best een beëedigd ambtenaar zoals bijv een gerechtsdeurwaarder ? Hoe kunnen we dan best op deze korte tijd organiseren ?
Met hartelijke dank voor uw antwoord !
2 Antwoord
Graag hadden wij willen vernemen of er specifieke voorwaarden zijn bij het aanstellen van de voorzitter van zo’n tweede AV (bijv bij 2 kandidaten speelt leeftijd of aantal quotiteiten waarover iemand beschikt een rol, of gebeurt de aanwijzing eenvoudig per stemming en met een simpele meerderheid) ?
De wet geeft enkel aan dat de voorzitter van de AV een mede-eigenaar moet zijn…maw. vrijheid = blijheid , wat staat in uw RIO ? In elk geval is het zo dat de algemene vergadering (AV) daarover beslist , noch de syndicus of een individuele mede-eigenaar kan zich daar in moeien, beslissingen zijn exclusief voorbehouden aan de AV.
hoe kunnen we ervoor zorgen alsnog het woord te kunnen nemen bij de aanvang van de vergadering….
Moet geen probleem zijn….u neemt het woord voordat men de voorzitter en secretaris aanduid via stemmen AV. (meestal is dit ook een agendapunt ..niet ?)
Hoe kunnen we er ons van verzekeren dat de notulen van de vergadering correct en volledig worden opgemaakt (want dat gebeurt ook niet steeds ; wat hen niet aan staat wordt gewoon weg gelaten) ?
Na elk agendapunt vraagt u aan de secretaris dat deze luidop voorleest wat er genotuleerd is…..de secretaris kan dan eventueel corrigeren….laat eventueel een “protest” van niet akkoord opnemen in de notulen en onderteken de notulen voor niet akkoord.
Is het in dergelijk geval mogelijk of nodig om iemand anders aan te stellen als secretaris ?
Net zoals de voorzitter word de secretaris , “door de bij de opening van de zitting aangewezen secretaris ” …..aangeduid/stemming door de AV.
Is dit dan best een beëedigd ambtenaar zoals bijv een gerechtsdeurwaarder ? Hoe kunnen we dan best op deze korte tijd organiseren ?
Meestal is de secretaris een kantoormedewerker van de syndicus en meestal heeft men op voorhand al bepaalde dingen in een tekst staan , op zich niks mis mee , maar het moet een correcte weergave zijn , de ondertekende notulen/proces verbaal , vormen een rechtsgeldig document.
tip: laat u niet doen van de wijs brengen , bent u niet “cavalier seul” en hebt u de steun van anderen …ga ervoor . De AV beslist en de syndicus voert uit , dat is de regel en niet andersom. S6
secretaris lees ook : https://blog.smartsyndic.be/qa/secretaris-der-avis-dit-verplicht-de-syndicus/page/1/