Voorbeeld Syndicuscontract / VME / Schriftelijke overeenkomst.
Voorwoord :
Het merendeel van de professionele syndici , zijn overtuigt dat , indien ze het beheer/opdracht doen enkel en alleen conform Art. 3.89. Syndicus (577-8) §5 1° t/m 16° , getuige het syndicuscontract van het CIB, het helemaal in orde is , niets meer of minder….Vind dit een foute redenering , wel is dat syndicuscontract of afgeleide van het CIB, geheel op het lijf geschreven van de syndicus , echter vergeet men dat de wet mede eigendom nog andere verplichte taken oplegt aan de syndicus zoals bv. het RIO up to date houden, instaan voor het GDPR , BAV organiseren op vraag van mede-eigenaar(s) ect….maar minstens even belangrijk , ook de statuten en reglementen van het gebouw geven de syndicus bevoegdheden en een opdracht .
Het syndicuscontract , is zowel van dwingend als van aanvullend recht en beide partijen komen overeen wat men wil overeenkomen , het is niet zo dat één partij het voor het zeggen heeft. De wettelijke minimumvereisten , art. 3.89 §5 , 1° t/m 16°, is wel de minimum vereiste , doch niet bepalend of allesomvattend , is een minimumvereiste , kan/mag aangevuld worden.
Omdat een syndicus enkel kan optreden binnen de grenzen van zijn wettelijke , statutaire of conventionele bevoegdheden en het syndicuscontract , moet ook het syndicuscontract duidelijk en transparant zijn , zowel voor de syndicus als voor de VME…..
De meeste mede eigenaars zijn te weinig onderlegd om de wet en de statuten , met kennis van zaken , juist , te interpreteren en precies daarom doen de meeste VME’s , beroep op….een professionele syndicus ( specialist ter zake) . Men verwacht en gaat ervan uit , dat een professionele syndicus , de wet , de statuten van elke ‘VME’ , kent , respecteert en toepast .
Gelet op het feit dat elke VME toch specifiek anders is , eigen statuten en reglementen , is het net daarom en meer dan vanzelfsprekend, dat de syndicus en VME “al” die toegekende bevoegdheden en opdracht(en) en niet enkel de minimumvereisten “ §5 , 1° – 16° ” , schriftelijk vastlegt in het syndicuscontract zodat ook deze kaderen binnen de taak van normaal beheer , zodat de syndicus “al” die bevoegdheden van de statuten en reglementen van het gebouw(en) van elke VME die deze beheert , kent en zeer zeker toepast in het uitoefenen van het ‘wettelijk’ beheer/opdracht , ook tijdens de algemene vergadering , dan pas is er meer transparantie tussen de syndicus en mede-eigenaren en zullen , zowel de syndicus als de VME , niet makkelijk voor een voldongen feit komen te staan .
OVEREENKOMST TUSSEN DE VERENIGING VAN MEDE-EIGENAARS EN DE SYNDICUS
Tussen ondergetekende partijen :
1. De vereniging van mede-eigenaars van de residentie ……….. ingeschreven in de KBO onder het nr……………. en waarvan de maatschappelijke zetel gelegen te ……………….
hierna “VME” genoemd
en
2.Syndicus …..volledige gegevens…….
hierna “de Syndicus” genoemd
zijn overeengekomen wat volgt :
- Aanstelling
- Duur
- Forfaitaire en Aanvullende prestaties
- Kwijting
- Woonstkeuze
1.AANSTELLING
De vereniging geeft hierbij opdracht aan de syndicus het beheer waar te nemen van de Vereniging van Mede-eigenaars van de residentie : …..
gelegen te …….
en omvattend als ……kavels zoals beschreven in de basisakte.
De syndicus aanvaardt deze opdracht.
2.DUUR
De opdracht gaat in ………….. ingevolge de beslissing van de Algemene Vergadering d.d. ………… voor een duur van ……………
De overeenkomst van de syndicus kan enkel worden hernieuwd door een uitdrukkelijke beslissing van de Algemene Vergadering.
Indien de syndicus zelf een voortijdig einde wenst te maken aan deze overeenkomst, dan zal hij een vooropzeg moeten in acht nemen van minstens 3 maanden.
Deze vooropzeg zal geldig gedaan worden bij aangetekende brief, gericht aan de leden van de Raad van Mede-eigendom, bij ontstentenis aan de mede-eigenaars door de Algemene Vergadering aangeduid om de Vereniging te vertegenwoordigen en bij ontstentenis aan de voorzitter van de laatste algemene vergadering.
Indien de overeenkomst vóór het einde van de contractuele periode wordt verbroken of opgezegd ingevolge een beslissing van de Algemene Vergadering, dan moet deze beslissing per aangetekend schrijven aan de syndicus worden meegedeeld.
Ingeval van voortijdige beëindiging van de overeenkomst door de Vereniging van Mede-eigenaars (VME) is er aan de syndicus een vergoeding verschuldigd gelijk aan
de helft van de normaal te betalen vergoeding, over de normaal nog te lopen termijn , indien de syndicus voortijdig beëindigt is dezelfde vergoeding verschuldigd aan de VME.
De ontslagnemende en/of de ontslagen syndicus engageert zich om een Algemene Vergadering bijeen te roepen en het nodige te doen opdat de overdracht van het dossier op een vlotte manier verloopt.
3.FORFAITAIRE EN AANVULLENDE PRESTATIES
De Opdracht ;
de syndicus , respecteert de bepalingen van het Burgerlijk Wetboek ,de verplichtingen en opdrachten die hem als zodanig worden opgelegd krachtens de wet, de statuten en de reglementen van het goed en die niet strijdig zijn met de dwingende wettelijke bepalingen, alsook de bepalingen zoals ze voorkomen in deze overeenkomst .
3.FOFAITAIRE PRESTATIES
Tot de forfaitaire prestaties waarop de vereniging van mede-eigenaars in het kader van de onderhavige overeenkomst recht heeft, behoren alle prestaties die krachtens de wet, de statuten, het reglement van interne orde en deze overeenkomst tot het domein van de syndicus behoren, waarvoor hij gerechtigd is (niet-limitatieve opsomming) ;
- De Algemene Vergadering bijeenroepen conform de wettelijke bepalingen;
- De beslissingen van de Algemene Vergadering notuleren in het daartoe bestemd register, de syndicus zal zo de Algemene Vergadering (AV) toch een onregelmatige dan onrechtvaardige beslissing neemt , zal deze de nodige inlichtingen verschaffen , dit kenbaar maken en notuleren/PV;
- De beslissingen van de Algemene Vergadering uitvoeren en laten uitvoeren;
- Bewarende maatregelen treffen en daden van voorlopig beheer stellen;
- Het vermogen van de Vereniging van Mede-eigenaars beheren. Daartoe zal de syndicus 1 x / jaar een afrekening van het gemeenschappelijk en privatief verbruik opmaken, welke het volgende omvat: i. een kostenopgave per kostensoort en verdeelsleutel ii. een tabel voor de verdeling van de kosten tussen de mede-eigenaars of een individuele afrekening van de te verdelen kosten iii. een vermogensstaat van de Vereniging van Mede-eigenaars Dit vermogen dient in zijn geheel geplaatst te worden op diverse rekeningen, waaronder verplicht een afzonderlijke rekening voor het werkkapitaal en een afzonderlijke rekening voor het reservekapitaal;
- De Vereniging van Mede-eigenaars vertegenwoordigen zowel in rechte als voor het beheer van de gemeenschappelijke zaken;
- Aan elke persoon, die het gebouw krachtens een persoonlijk of zakelijk statuut bewoont, doch in de Algemene Vergadering geen stemrecht heeft, de datum meedelen van de vergaderingen om hem in staat te stellen schriftelijk zijn vragen of opmerkingen met betrekking tot de gemene delen te laten geworden;
- Het overdragen van het volledige dossier van beheer aan zijn opvolger of, in diens afwezigheid, aan de voorzitter van de laatste Algemene Vergadering, binnen een termijn van 30 dagen na de beëindiging van het mandaat;
- Het afsluiten van een aansprakelijkheidsverzekering die de uitoefening van zijn taak als syndicus dekt;
- Ervoor zorgen dat de mede-eigenaars inzage kunnen nemen in alle niet private documenten en gegevens over de mede-eigendom en wel op alle wijzen die zijn bepaald bij het reglement van interne orde, of door de algemene vergadering;
- Het bewaren van het post-interventiedossier indien dit aanwezig is;
- Het voorleggen aan de Algemene Vergadering van mogelijke belangenvermenging tussen de Vereniging van Mede-eigendom en de syndicus zelf of de in de wet bepaalde (rechts)personen, vooraleer een overeenkomst wordt afgesloten tussen de betrokken partijen;
- Zonder verwijl het reglement van interne orde (RIO) bijwerken/aanpassen, telkens wanneer de algemene vergadering tot een wijziging besluit of door de wet en dit aangepast RIO bezorgen aan de mede eigenaars.
- Het bijhouden van de persoonsgegevens (naam, adres, de gedeelten en de referenties van de kavels) van wie gerechtigd is deel te nemen aan de Algemene Vergadering en het overmaken van deze informatie aan de mede-eigenaar of notaris zoals bepaald in art. 3.89 § 5 14° Boek 3 BW;
- Het voeren van de boekhouding van de vereniging van mede-eigenaars op een duidelijke, nauwkeurige en gedetailleerde wijze, volgens het door de Koning op te stellen minimum genormaliseerd rekeningstelsel;
- Het opmaken van een begrotingsraming voor zowel de lopende uitgaven als de buitengewone te verwachten kosten. Deze begrotingen dienen jaarlijks te worden voorgelegd aan de Algemene Vergadering;
- Bij ontvangst van een aangetekend schrijven mbt. art.3.82 veranderingswerken , zonder verwijl , een bijzondere algemene vergadering organiseren zodat de mede eigenaars een besluit kan nemen aangaande de aangevraagde veranderingswerken.
- E mails / brieven van de mede eigenaars inhoudelijk beantwoorden binnen de 14 dagen
- ect…..
3.AANVULLENDE PRESTATIES (lijst in bijlage)
Syndicus zal zelf moeten bepalen/aangeven (lijst) wat deze als aanvullende prestaties zal aanduiden alsook duidelijk aangeven voor/aan welke prijs, zoals bepaalt in artikel 3.89 §1
Artikel 3.89 § 1 al.2 Boek 3 BW preciseert dat elke prestatie niet vermeld, geen aanleiding mag geven tot vergoeding behoudens de beslissing van de algemene vergadering.
4.KWIJTING
Na het einde van het mandaat zal de kwijting van de syndicus op de agenda worden geplaatst van de eerstvolgende Algemene Vergadering. Het resultaat hiervan zal binnen een termijn van één maand worden meegedeeld aan de uittredende syndicus.
5.WOONSTKEUZE
De Vereniging van Mede-eigenaars kiest woonst in de residentie, voorwerp van deze overeenkomst.
De syndicus kiest woonst in zijn maatschappelijke zetel of adres zoals in de aanhef van deze
overeenkomst aangeduid, voorwerp van deze overeenkomst.
Opgemaakt te ………………….. In zoveel exemplaren als er belanghebbende
partijen zijn.
Iedere partij erkent een exemplaar alsmede haar bijlagen (1) te hebben ontvangen.
De Vereniging van Mede-eigenaars De syndicus
TARIEVEN SYNDICUS (BIJLAGE 1 AAN OVEREENKOMST SYNDICUS/VME)
FORFAITAIRE PRESTATIES
TARIEVEN : 0-50 app.: bijvoorbeeld 20 EUR per kavel/maand : appartement
AANVULLENDE PRESTATIES
De aanvullende prestaties door de syndicus geleverd in het kader van zijn opdracht worden
gefactureerd krachtens de volgende tarieven;
– Het organiseren van een buitengewone algemene vergadering of een tweede zitting van de
algemene vergadering :250,00€ (jaarlijks indexeerbaar);
– De voorbereiding en het beheer van geschillendossiers die aan een advocaat moeten
worden voorgelegd : 52,50€ per uur (jaarlijks indexeerbaar);
– Het verwerken van de gegevens die moeten worden geleverd met het oog op de
eigendomsoverdracht van een kavel overeenkomstig artikel 3.94 § 1 Boek 3 van het
Burgerlijk Wetboek : 150 € (jaarlijks indexeerbaar) ;
– Het verwerken van de gegevens die moeten worden geleverd met het oog op de mutatie van
een kavel overeenkomstig artikel 3.94 § 2 Boek 3 van het Burgerlijk Wetboek 150 € (jaarlijks
indexeerbaar) ;
– Het verwerken van de gegevens voor een bijgewerkte versie van de informatie die moet
worden geleverd met het oog op de mutatie van een kavel overeenkomstig artikel 3.94 § 2
Boek 3 van het Burgerlijk Wetboek 150 € (jaarlijks indexeerbaar) ;
– Het beheer van schadegevallen voor de verzekering.; 52,50€ per uur (jaarlijks indexeerbaar);
– Alle administratiekosten (bijv. briefwisseling, telefoon, fax, portkosten, rappelkosten) worden
afzonderlijk in rekening gebracht en worden vergoed overeenkomstig
de volgende tarieven: Brief 10 euro, aangetekende zending 25 euro.
Afhankelijk van het BTW-statuut van de syndicus, alsook afhankelijk van de toepasselijke regelgeving zal er op de vergoedingen geen BTW worden aangerekend.
Jaarlijks op de verjaardag van de inwerkingtreding van de onderhavige overeenkomst wordt het ereloon aangepast volgens de volgende formule:
Basisvergoeding , maal , de nieuwe index , gedeeld door , de Basisindex = nieuwe vergoeding
Het nieuwe indexcijfer is de index van de consumptieprijzen voorafgaand aan de maand van de verjaring van de onderhavige overeenkomst. De basisindex is het indexcijfer van de consumptieprijzen van de maand voorafgaand aan de ondertekening van deze overeenkomst.
Opgemaakt te …………………………….. in zoveel exemplaren als er belanghebbende
partijen zijn. Iedere partij erkent een exemplaar alsmede haar bijlagen (1) te hebben ontvangen.
De Vereniging van Mede-eigenaars De syndicus
Noot : Art. 3.89. Syndicus (577-8)
§1.
De bepalingen die de verhouding regelen tussen de syndicus en de vereniging van mede-eigenaars en de daaraan gekoppelde vergoeding, staan in een schriftelijke overeenkomst. Die overeenkomst omvat met name de lijst van de forfaitaire prestaties en de lijst van de aanvullende prestaties en de daaraan verbonden vergoedingen. Een niet-vermelde prestatie kan geen aanleiding geven tot vergoeding behoudens beslissing van de algemene vergadering.
Maw : het syndicuscontract regelt zowel de overeengekomen basisverplichtingen als de extra prestaties van de syndicus. Het contract is rechtsgeldig zolang het maar de minimumvereisten (1°-16°) respecteert maar deze mag/kan men uitbreiden , de opdrachtgever (VME) moet tevens akkoord gaat met de aanvullende afspraken . Het syndicuscontract combineert dus dwingend recht voor wat betreft de basisverplichtingen met het aanvullend recht voor de contractuele flexibiliteit waardoor de VME hun rechten en plichten kunnen afbakenen/overeenkomen , duidelijk transparant zowel voor de syndicus als de VME en zullen dan niet makkelijk voor een voldongen feit komen te staan .
Afsluitend , het ideale scenario:
Een Vrijwillig Syndicus , mede eigenaar , samen met een paar andere mede eigenaars = de raad van mede eigendom en de commissaris van de rekeningen , allen goed op de hoogte van het reilen en zeilen van de VME en goed op de hoogte van de wet en de statuten…, vormen ahw. samen het bestuur , waar de syndicus de basisverplichting 1°-16° , in samenspraak met de raad en CvR op zich neemt en allen respecteren de gemeenschappelijke rechten , plichten en belangen , de statuten en reglementen en passen deze consequent toe. Duidelijk en transparant.
Of
Een professionele syndicus die werkt conform de wet , de statuten en de reglementen van het gebouw , past deze consequent toe en staat de VME bij in woord en daad, ook tijdens een Algemene Vergadering. Contractueel zo overeengekomen….Duidelijk en transparant .
TIP : In elk syndicuscontract zou minstens volgende of soortgelijke bepaling moeten voorkomen :
De Opdracht ;
de syndicus , respecteert de bepalingen van het Burgerlijk Wetboek , de verplichtingen en opdrachten die hem als zodanig worden opgelegd krachtens de wet, de statuten en de reglementen van het goed die niet strijdig zijn met de dwingende wettelijke bepalingen, alsook de bepalingen zoals ze voorkomen in deze overeenkomst.
Een professionele syndicus die dergelijke bepaling niet kan/wil aanvaarden….hoe gaat deze dan het beheer doen ? Uitdrukking “Met een natte vinger ” ? feit blijft dat…per slot van rekening het de VME is , die “verantwoordelijk” is voor dat beheer en de syndicus ( slechts) “aansprakelijk” maw. VME “Think Twice” !
Indien men geen syndicus kan vinden die meegaat in het verhaal…..kan men aan de vrederechter vragen een syndicus aan te duiden …..deze zal dan werken volgens de wet , statuten en reglementen ? of niet ?
MVG
Lebragard.
