Binnenkort staat onze Algemene Vergadering (AV) gepland. In mijn functie als Commissaris van de Rekeningen, en tevens als de enige vertegenwoordiger van de Raad van Mede-Eigendom (RVM), ben ik dringend bezig met de voorbereiding van de verplichte verslagen.
Om deze verslagen te kunnen opstellen, heb ik de rekeningen en bijbehorende documenten opgevraagd bij de syndicus. Helaas zijn de documenten wegens interne problemen nog steeds niet beschikbaar, terwijl de deadline van de AV snel nadert.
Mijn inzicht was dat alle relevante documenten ter inzage – inclusief de gedetailleerde rekeningen en bewijsstukken die op de agenda staan – reeds beschikbaar moeten zijn op het moment van de verzending van de agenda, dus minstens 14 dagen vóór de AV. Dit lijkt mij cruciaal, zodat alle mede-eigenaars hun rechten kunnen uitoefenen en een geïnformeerde beslissing kunnen nemen over de goedkeuring van de rekeningen.
De syndicus stelt echter dat deze termijn geen strikte wettelijke vereiste is en dat de documenten ook later aan de eigenaars ter beschikking kunnen worden gesteld.
Gezien de financiële situatie van ons gebouw – wij kampen al langer met een gebrekkige betaalgewoonte en hebben meermaals via de vrederechter achterstallen moeten innen – maak ik me ernstige zorgen. Ik vrees dat een advocaat van een wanbetaler later de goedkeuring van de rekeningen nietig kan laten verklaren wegens het ontbreken van de nodige documenten vóór de AV. Dit zou het innen van de achterstallen enorm bemoeilijken.
Vandaar mijn vraag – Is er een exact wettelijke standpunt hieromtrent? Is er, conform de Wet op de Mede-Eigendom, een strikte en onwrikbare datum wanneer alle rekeningen en bewijsstukken verplicht ter inzage moeten liggen voor de mede-eigenaars, en de comissaris (en RVM) in aanloop naar de Algemene Vergadering?
Nevenvraag – Zouden we beter de AV even uitstellen (zelfs als die dan net buiten de aangeduide periode in de statuten valt) zodat alle documenten tijdig beschikbaar zijn?
1 Antwoord
Vandaar mijn vraag – Is er een exact wettelijke standpunt hieromtrent? Is er, conform de Wet op de Mede-Eigendom, een strikte en onwrikbare datum wanneer alle rekeningen en bewijsstukken verplicht ter inzage moeten liggen voor de mede-eigenaars, en de comissaris (en RVM) in aanloop naar de Algemene Vergadering?
Wettelijk is oa.voorzien :
art.3.86 §5 :
9° het de mede-eigenaars mogelijk te maken inzage te nemen van alle niet-private documenten of gegevens over de mede-eigendom, en wel op alle wijzen die zijn bepaald bij het reglement van interne orde, of door de algemene vergadering;
en
De syndicus stelt echter dat deze termijn geen strikte wettelijke vereiste is en dat de documenten ook later aan de eigenaars ter beschikking kunnen worden gesteld.
Is wel degelijk een wettelijke vereiste :
art.3.87 §3 stelt duidelijk dat :
De bijeenroeping vermeldt volgens welke nadere regels de documenten over de geagendeerde punten kunnen worden geraadpleegd …..
met andere woorden , mbt. de volledige boekhouding is het evident en logisch dat deze boekhoudkundige stukken minstens volledig moet zijn na de uitnodiging van de jaarlijkse AV….hoe kan de syndicus de boekhouding opstellen/afsluiten/voorleggen en al dan niet laten goedkeuren door de AV indien deze niet afgerond/klaar is ? ….dan liever een AV organiseren als deze de boekhouding heeft afgerond , zodat de mede eigenaars de documenten over de geagendeerde punten , waaronder de volledige boekhouding , kunnen raadplegen VOOR de AV , hoe kan men goedkeuren , décharge syndicus , raad en CvR geven , zonder mogelijkheid inzage van de documenten of ontbrekende. docu ?
Nevenvraag – Zouden we beter de AV even uitstellen (zelfs als die dan net buiten de aangeduide periode in de statuten valt) zodat alle documenten tijdig beschikbaar zijn?
De voorzitter van die AV is bij machte , de vergadering te schorsen/uitstellen wegens ontoereikende juiste informatie uitgaande vd syndicus….ect….
tip : achterstallige betalingen dienen kordaat aangepakt te worden ….agendapunt indienen , bespreking en besluit : procedure wanbetalingen
https://blog.smartsyndic.be/qa/wanbetalers-procedure-agendapunt-rio/
ect…..
https://blog.smartsyndic.be/qa/moet-de-vme-betalen-voor-leden-van-de-vme-die-hun-
