2 Antwoord
https://blog.smartsyndic.be/qa/archivering-verslagen-algemene-vergadering/
https://blog.smartsyndic.be/qa/archivering-verslagen-jaarlijkse-algemene-vergadering/
B.W. Art. 577-8 § 4 9 °
regelt de overdracht van ALLE documenten bij overgang naar een andere syndicus (of naar de voorzitter jongste AV bij ontstentenis opvolger).
Ook :
B.W. Art. 577-6 § 10
Geachte
Ik maakte volgend overzicht; wat verslagen van de AV betreft, zal e.e.a. dan ook voor een stuk afhankelijk zijn van de inhoud van de erin opgenomen beslissingen.
Minstens 3 Jaar te bewaren gezien de informatieplicht van de syndicus bij de overdracht van een kavel.
Bewaartermijnen documenten ?
Altijd bewaren : Notariële akten
Akten die door de notaris zijn opgesteld om een verkoop te bezegelen. Duplicaat bekomen bij de notaris is mogelijk.
PI-Dossier
7 jaar te bewaren
De boekhoudkundige documenten – en alle stukken aan de hand waarvan het bedrag van de belastbare inkomsten kan vastgesteld worden – moeten bewaard worden gedurende de 7 jaren (of de 7 boekjaren) die volgen op de belastbare periode waarop ze betrekking hebben.
Maar voor de VME wordt de boekhouding niet gebruikt als fiscaal instrument !
Quid aldus ?
10 jaar te bewaren
- Documenten die betrekking hebben met de bouw van een woning of de renovatiewerken aan het gebouw.De periode van 10 jaar gaat in vanaf de definitieve oplevering van de werken. Dit kan nuttig zijn mocht er zich een defect of schade voordoen aan de woning waarbij de deskundige nog 10 jaar aansprakelijk kan gesteld worden.
- Contracten met de architect, de overeenkomsten met de verschillende aannemers en alle facturen en betalingsbewijzen van bv de metser, de loodgieter, de elektricien, de vloerder.
5 jaar te bewaren
- Betalingsbewijzen van allerlei nutsvoorzieningen
(Betalingsbewijzen van gas, elektriciteit, water, telefoon, gsm, internet en teledistributie)
- Bankdocumenten en rekeninguittreksels
Let op: (10 jaar) indien ze gegevens bevatten die betrekking hebben op het aflossen van een schuld.
Let op : Nuttig bewijsmateriaal als garantiebewijs voor bepaalde aankopen.
- Betalingsbewijzen met betrekking op honoraria (erelonen) en onkostennota’s van notarissen en advocaten
3 jaar te bewaren
- Contracten, polissen en betalingsbewijzen van verzekeringspremies
De brandverzekering, de familiale verzekering, de autoverzekering. De 3 jaar gaat in te rekening vanaf de einddatum vermeld op de polis.
- Kopie van opzegging van een verzekeringsovereenkomst
2 jaar te bewaren
- Aankoopbewijzen en/of garantiebewijzen van elektrische toestellen, huishoudtoestellen of meubels (debat : kan de VME consumentengarantie afdwingen voor een aankoop die namens een collectief van consumenten mede eigenaren is gedaan ? De VME is geen onderneming, in tegenstelling tot wat men nogal snel aanneemt omwille van het toegekende ondernemingsnummer).
1 jaar te bewaren
- Het bewijs van de verwarmingsinstallateur waarin deze verklaart dat de de schoorsteen en ketel werden gereinigd…..
1 maand te bewaren
- Kasticket van de winkel
Deze zijn nodig om het bewijs te leveren dat je de goederen in de desbetreffende winkel aankocht en dienen voorgelegd te worden om de goederen te kunnen ruilen in geval van schade of gebrek.
Astrid CLABOTS
CLABOTS Advocaten
